Conciliação financeira: o que é e por quais motivos você deve fazer?

A conciliação financeira é um processo de comparação entre os registros financeiros da empresa, suas informações bancárias, contábeis e documentos internos e externos relacionados a transações monetárias.

A ideia é verificar se o fluxo de caixa apresentado, e a rentabilidade sugerida pelo volume de vendas, estão compatíveis com a realidade financeira do negócio.

Por meio dessa atividade é possível verificar como está a saúde financeira da companhia, condição essencial para mensurar o seu crescimento. 

É realizando essa comparação de dados que os gestores conseguem visualizar, com precisão, todo o percurso feito pelos pagamentos recebidos, confirmando se foram realmente direcionados para a conta da empresa.

Com você deve estar imaginando com base nessa explicação, isso quer dizer que esse processo ajuda a identificar fraudes, inconsistências financeiras, desvio de valores, ou mesmo falhas operacionais e erros manuais. Por isso, é tão importante.

Mas como fazer a conciliação financeira do seu negócio? Quais tipos existem e como fazer essa atividade gerencial? Continue a leitura deste artigo para conferir tudo sobre esse tema!

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira é uma prática que tem por objetivo levantar e analisar as movimentações monetárias de um negócio. O objetivo é verificar se os valores recebidos decorrentes das vendas realizadas estão sendo direcionados da maneira certa.

Esse processo contempla o diagnóstico completo de todas as entradas e saídas financeiras da companhia e suas fontes. 

Para isso, é feita a comparação entre diferentes dados monetários, que comumente são:

• valores disponíveis em conta corrente e contas de investimento;
• movimentações registradas em extratos bancários;
• quantia apresentada no fluxo de caixa;
• informações e registros contábeis;
• controle de notas fiscais emitidas e recebidas;
• pagamentos realizados decorrentes de compromissos financeiros fixos e variáveis;
• pagamentos recebidos de diferentes operações comerciais e meios de pagamento.

 

Dica! Não deixe de ler este artigo: “Sistema de gestão financeira: o que é e como pode ajudar a sua empresa?“

Quais tipos de conciliação financeira existem?

O processo de conciliação financeira é dividido em diferentes tipos, os quais são conceituados de acordo com os dados que serão comparados e conferidos. 

Assim, neste contexto, estão:

• conciliação de contas bancárias;
• conciliação contábil;
• conciliação fiscal;
• conciliação de ativos;
• conciliação de pagamentos;
• conciliação de recebíveis.

Conciliação de contas bancárias

A conciliação bancária, como também pode ser chamada, equipara as entradas e saídas de valores apresentadas nos extratos bancários com os registros feitos nos livros e controles financeiros internos da empresa. 

Um dos principais objetivos é constatar a conformidade bancária e/ou identificar possíveis desvios financeiros.  

Conciliação contábil

Consiste na conferência de todas as informações contábeis da companhia, tais como folha de pagamento, impostos, recebíveis, entre outros. 

Esse tipo de conciliação contribui para a emissão de documentos obrigatórios, como o Balança Patrimonial, exigido de empresas participantes do Simples Nacional para prestação de contas junto à Receita Federal.

Conciliação fiscal

Permite a verificação de todos os documentos e comprovantes fiscais gerados para outras empresas, clientes finais (pessoas físicas), ou mesmo entidades governamentais.

Um dos propósitos é encontrar inconsistência de dados que podem refletir negativamente no recolhimento dos tributos que devem ser pagos pela companhia. 

Conciliação de ativos

Esse tipo de conciliação deve ser feita quando os gestores precisam levantar e comparar bens e direitos do negócio que podem ser transformados em dinheiro, a exemplo de imóveis, maquinários e veículos.

A comparação, no caso, é realizada mediante a comparação do que está efetivamente em posse da companhia e o que foi registrado em operações de venda ou troca.

Conciliação de pagamentos

Trata-se da análise dos passivos de um negócio. Isto é, dos valores que precisam ser pagos a outros, tais como faturas a fornecedores e salário a funcionários.

O objetivo aqui é garantir o cumprimento dos compromissos financeiros no prazo e evitar que valores destinados para esse fim sejam desviados.

Conciliação de recebíveis

Também chamada de conciliação de cartões, a conciliação de recebíveis consiste no gerenciamento, controle e análise de todas as vendas feitas via cartão de crédito ou cartão de débito, e das quantias que entraram na conta da empresa decorrente dessas operações.

Para isso, é preciso comparar o registro das vendas feitas por esses meios de pagamento com as entradas apontadas nos extratos bancários do negócio.

Sobre esse processo, temos certeza de que este artigo vai ajudar você: “Entenda o que é e como fazer conciliação de cartões na sua empresa“

Como fazer conciliação financeira em empresas do varejo?

Todos esses tipos de conciliação podem ser feitas de duas formas: manual ou automatizada.

Manual

As conciliações manuais, como o nome sugere, são feitas manualmente por um funcionário, ou grupo de funcionários. Neste formato, todos os registros, levantamentos e conferências são executados sem o suporte de um sistema próprio para essa finalidade.

Esse modo de fazer conciliações não é muito indicado por aumentar as chances de erros, condição que leva a resultados irreais sobre a situação financeira da empresa. Mas, geralmente, companhias de pequeno porte, ou que estão em início de atividade, costumam atuar dessa forma.

A fim de mitigar falhas, podem ser usadas soluções tecnológicas gratuitas, como planilhas no Excel e arquivos criados em recursos como o Google Drive.

Automatizada

Já a versão automatizada das conciliações financeiras são as realizadas por meio do uso de um software próprio para essa tarefa, que realiza automaticamente todos os processos de conferência.

A utilização de plataformas de gestão para acompanhamento financeiro contribui muito para evitar erros operacionais, deslizes nas comparações, entre outros pontos semelhantes.

Com isso, é possível obter uma análise muito mais aprofundada, realista, consistente e prática da saúde financeira do negócio.

Por quais motivos você deve fazer a conciliação financeira do seu negócio?

Existem diversos motivos pelos quais você deve realizar, periodicamente, esse processo financeiro na sua empresa. 

Um deles é que somente dessa forma é possível monitorar, validar, investigar e corrigir, se necessário, todas as operações financeiras do negócio.

Podemos dizer ainda que as conciliações financeiras são fundamentais, pois:

• garantem a transparência do fluxo financeiro;
• geram embasamento para melhorar o planejamento estratégico;
• identificam falhas operacionais;
• apontam extravio de documentos e desvio de valores;
• ajudam a identificar fraudes e golpes;
• evitam prejuízos financeiros que, dependendo do porte, podem até levar o negócio à falência;
• garante o cumprimento de compromissos financeiros;
• contribui para a companhia se manter em compliance fiscal.

 

Após todas essas informações, você percebeu que precisa melhorar a sua gestão financeira? Então leia agora mesmo o artigo: “Como escolher a melhor solução de conciliação bancária? 5 quesitos que não podem faltar!”