Controle de recebimentos: como fazer e qual a importância para a sua empresa?

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O controle de recebimentos, também chamado de contas a receber, é um processo de gestão financeira que tem por objetivo manter a lucratividade e o crescimento sustentável de uma empresa, independentemente do seu porte ou segmento.

Esse acompanhamento é essencial para, por exemplo, evitar que o fluxo de caixa do negócio fique negativo, ainda que esse esteja em um período de alto volume de vendas.

Explicando de uma forma genérica, nada mais é do que controlar e acompanhar todos os valores que a sua companhia tem a receber dos clientes, os quais são provenientes dos mais diferentes meios de pagamento.

Isso quer dizer que essas receitas podem ser decorrentes de compras parceladas, vendas com vencimento futuro, pagamentos recorrentes, entre outros. Ou seja, engloba todos os valores que ainda cairão na conta da empresa.

Apenas com essa breve explicação já dá para ter uma ideia da importância de fazer um controle de recebimentos eficiente, concorda? 

Sem saber quanto se tem para receber, o gestor não tem como tomar decisões que colaborem para o crescimento do negócio. Afinal, não sabe de qual quantia dispõe para colocar em prática suas estratégias.

Além disso, se torna um tanto difícil identificar os inadimplentes e adotar medidas para reduzir essas perdas financeiras, as quais tendem a gerar significativo impacto negativo na saúde financeira da companhia.

Todos esses pontos reforçam a necessidade de um acompanhamento eficaz das contas a receber. A dúvida que muitos empreendedores têm é: “Como fazer isso?”.

Neste artigo, você vai conferir sete boas práticas de como fazer um bom controle de recebimentos no seu negócio. Por isso, continue a leitura e confira!

O que é controle de recebimentos?

O controle de recebimentos é uma ferramenta de gestão financeira que permite visualizar, acompanhar e monitorar todas as contas e pagamentos que uma empresa tem para receber.

Em outras palavras, consiste na administração de todos os valores que entrarão em datas futuras na conta bancária do negócio, a exemplo dos derivados de:

• vendas feitas no cartão de crédito, parceladas ou não;
• vendas feitas no cartão de débito, a depender do contrato firmado com a adquirente/subadquirente;
• vendas com vencimento futuro, a exemplo das realizadas via boleto bancário ou link de pagamento;
• pagamentos recorrentes, típicos de serviços de assinatura, como os oferecidos por empresas SaaS.

 

Não deixe de ler este artigo: “Plataforma de pagamento recorrente: por que ajuda a aumentar a sua receita e como escolher a melhor?”

O que é controle de pagamentos e recebimentos?

Mas se há o controle de recebimentos, há também o controle de pagamentos. No caso, como o próprio nome sugere, esse tipo de gerenciamento é usado para acompanhar todas as contas e despesas que precisam ser pagas por uma empresa.

Enquanto a gestão de recebimento tem por objetivo monitorar os valores que ainda entrarão na conta bancária do negócio, a de pagamento é usada para garantir que todas as obrigações financeiras da companhia sejam cumpridas. Ao mesmo tempo, ajuda a manter um bom fluxo monetário.

Qual a importância de controlar pagamentos e recebimentos?

O controle de pagamento e de recebimento, quando realizados paralelamente, se tornam importantes ferramentas de alcance de equilíbrio financeiro para empresa, contribuindo para um crescimento mais saudável, estável e sólido.

A ideia é que haja uma proporção satisfatória entre o que entra e o que sai da conta do negócio. Dessa forma, mantém-se a saúde financeira da companhia, tornando possível, também, melhorar o seu planejamento orçamentário.

Aqui, é interessante destacarmos também que, quando uma companhia adota um programa de recebimento e pagamento, consegue visualizar de maneira mais ampla e clara se está operando no vermelho, ou não — ou seja, se está gerando lucro ou prejuízo.

Essa base permite a estruturação de um plano de crescimento mais realista, evitando que a empresa gaste mais do que tem para receber, ou mesmo que entre em dívidas.

Somado a isso, um controle de pagamento e de recebimento ajuda a identificar o que não está dando certo no negócio (financeiramente falando), dando a chance de adotar medidas que viabilizem ajustar esses pontos e fomentar a sua evolução.

7 benefícios do controle de pagamentos e recebimentos

Já dá para imaginar que o controle de pagamentos e recebimentos traz uma série de vantagens para as empresas que fazem esse tipo de gestão financeira, não é mesmo? 

Se listarmos os benefícios que mais se destacam, temos os seguintes retornos positivos:

• conhecer a real situação monetária do negócio;
• prever receita de forma realista e, com isso, tomar decisões melhores e mais promissoras para o futuro do negócio;
• aprimorar o planejamento orçamentário e estratégico;
• estabelecimento de um equilíbrio entre o que precisa ser pago e que entrará como receita, e quando esses valores estarão disponíveis;
• identificar pontos de perdas financeiras;
• melhorar a gestão de inadimplentes;
• comparar períodos de vendas e seus resultados, permitindo melhorar a gestão da empresa também em outras frentes.

 

Este artigo pode ser interessante para você: “Como fazer gestão de vendas? Entenda a importância da tecnologia no processo“

Como controlar seus pagamentos?

Para fazer o controle de pagamentos da sua empresa, os passos sugeridos são:

• levante quais suas despesas fixas e variáveis, incluindo tudo o que necessita de pagamento, por menores que forem os valores, e ainda que sejam esporádicas;
• registre todas essas contas e despesas em uma ferramenta que facilite a visualização, o acompanhamento e a gestão, a exemplo de uma planilha no Excel ou de um sistema de contas a pagar e contas a receber;
• organize esses custos por data de vencimento, desse modo, as chances de esquecer de fazer algum pagamento diminuem;
• anote tudo o que for pago, com informações com credor, data e valor, a fim de manter o bom controle do seu fluxo de caixa e tornar a conciliação bancária mais fácil de ser realizada.

 

Siga a leitura e confira, logo à frente, como fazer o controle de recebimentos do seu negócio!

Por que você deve fazer o controle de recebimento da sua empresa?

Voltando a falar sobre controle de recebimento de clientes, as duas principais razões pelas quais é importante fazer essa gestão são:

• manter a saúde financeira da empresa;
• tomar decisões estratégicas com base em informações reais.

Manter a saúde financeira da empresa

O foco de todo empreendedor é criar um negócio que gere lucros, certo? Mas, para isso, é necessário fazer uma boa gestão empresarial, a qual inclui questões como a oferta de produtos e/ou serviços de qualidade, gestão de contas a pagar, de contas a receber, entre outras.

No caso do controle de recebimentos, especificamente, essa tarefa ajuda a descobrir como realmente está a saúde financeira da empresa, ou seja, se está dando lucros ou prejuízos.

Esse acompanhamento impacta, inclusive, no fluxo de caixa e no cumprimento de compromissos financeiros, como o pagamento de impostos, fornecedores, despesas fixas, salário de funcionários e outros.

Isso acontece porque, sem receber os valores das vendas, o negócio não tem recursos monetários para pagar as suas contas. 

Logo, pode entrar em dívidas — a exemplo de ter que obter empréstimos bancários para fazer essas quitações —, ou mesmo ficar sem matéria-prima, itens para comercializar e outros fatores que afetam o seu fluxo de venda e, consequentemente, o faturamento.

Tomar decisões estratégicas base em informações reais

Diversas tomadas de decisão, para serem postas em prática, dependem de dinheiro, concorda? Como exemplos podemos citar, dependendo do modelo de negócio, a compra de maquinários, contratação de novas tecnologias, aumento do quadro de funcionários, novas ações de marketing e mais.

Mas, para isso, o gestor precisa conhecer, com precisão, quanto a sua empresa tem a receber em períodos futuros. Do contrário, tende a cair nos mesmos problemas que citamos anteriormente, como a contração de dívidas e empréstimos.

Com um controle de recebimentos eficaz, é possível tomar decisões mais estratégicas, visto que elas estarão respaldadas em números e valores reais.

Aproveite e leia também: “O que é ponto de equilíbrio financeiro e como calcular?”

Quais os benefícios do controle de recebimentos?

Que fazer o controle de contas a receber é importante para o crescimento sustentável, isso já deve ter ficado claro, não é mesmo? Mas quais seriam as vantagens que a sua empresa pode ter com esse acompanhamento? 

Entre os benefícios que mais se destacam estão:

• compreensão mais precisa do ciclo de entrada de valores do negócio;
• chance de prever quanto entrará no caixa da companhia e, com isso, planejar melhor as ações em prol do seu crescimento;
• identificar se a quantia que tem para receber nos próximos períodos são suficientes para cobrir os gastos;
• poder escolher os melhores investimentos e programar as aplicações;
• alinhar as datas das contas a pagar com as contas a receber e, dessa forma, honrar com os compromissos financeiros;
• escolher melhor os prazos de vencimento oferecidos para os clientes, a fim de não comprometer o fluxo de caixa;
• reconhecer períodos de maior volume de vendas e, com base nessa informação, ajustar as estratégias de atração e fidelização de clientes;
• conhecer quais são as formas e meios de pagamento preferidos dos compradores e, se necessário, otimizar o checkout. 

 

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Cuide dos prazos de vencimento

Cuidar dos prazos de vencimento é outra maneira de evitar o não recebimento dos valores decorrentes das suas vendas.

É certo que dar aos clientes alguns dias para pagarem suas aquisições pode até ser um importante diferencial competitivo. Por outro lado, quanto maior for esse período, maiores são as chances de eles não fazerem o pagamento.

Por essa razão pense em uma quantidade de dias que atenda bem o perfil do seu público, mas que também não afete a saúde financeira do seu negócio.

Não tenha medo de cobrar

E no que se refere aos dois últimos apontamentos, não se sinta mal por cobrar os consumidores inadimplentes. Lembre-se que há soluções que fazem esse serviço automaticamente, sem que haja a necessidade de estabelecer um contato direto com os compradores.

Além disso, tenha sempre em mente que a sua empresa também tem compromissos financeiros que precisa cumprir e, sem o valor das vendas, isso se torna praticamente impossível.

Se quiser minimizar o incômodo causado pela cobrança, ao fazer isso pode dar alguns “benefícios” para os devedores — por exemplo, descontos que podem ser usados na próxima compra, caso o pagamento seja feito naquele dia.

Práticas como essa podem ajudar a estreitar a relação com o cliente, não comprometer a imagem da empresa, e ainda garantir o recebimento das quantias que estão em débito.

Use ferramentas que otimizem esse tipo de controle

Dissemos que o controle de recebimentos pode ser realizado por meio de uma planilha feita no Excel, ou por softwares próprios para isso, se lembra?

Pois bem, em linhas gerais, o uso da tecnologia e de sistemas automatizados é sempre mais adequado para gestões desse tipo. 

Isso acontece porque não é preciso dispor de recursos manuais para alimentar as planilhas, modelo de trabalho que pode, inclusive, elevar as chances de erros que resultam em retrabalho e até perdas financeiras.

Esse é apenas um exemplo dos motivos pelos quais automatizar processos de gestão é importante. Se formos citar os benefícios desse processo, alguns dos que mais se destacam são: 

• realização de tarefas em menos tempo;
• precisão dos dados gerados;
• visão em tempo real das movimentações financeiras da empresa.

 

Nesse contexto, o Zoop Payments é uma solução que, além de permitir a construção de soluções de cobrança online e presencial com os mais variados meios de pagamento, também entrega a você um interface de gestão completa para acompanhar todo o seu fluxo de recebimento de valores.

Cuide dos prazos de vencimento

Cuidar dos prazos de vencimento é outra maneira de evitar o não recebimento dos valores decorrentes das suas vendas.

É certo que dar aos clientes alguns dias para pagarem suas aquisições pode até ser um importante diferencial competitivo. Por outro lado, quanto maior for esse período, maiores são as chances de eles não fazerem o pagamento.

Por essa razão pense em uma quantidade de dias que atenda bem o perfil do seu público, mas que também não afete a saúde financeira do seu negócio.

Não tenha medo de cobrar

E no que se refere aos dois últimos apontamentos, não se sinta mal por cobrar os consumidores inadimplentes. Lembre-se que há soluções que fazem esse serviço automaticamente, sem que haja a necessidade de estabelecer um contato direto com os compradores.

Além disso, tenha sempre em mente que a sua empresa também tem compromissos financeiros que precisa cumprir e, sem o valor das vendas, isso se torna praticamente impossível.

Se quiser minimizar o incômodo causado pela cobrança, ao fazer isso pode dar alguns “benefícios” para os devedores — por exemplo, descontos que podem ser usados na próxima compra, caso o pagamento seja feito naquele dia.

Práticas como essa podem ajudar a estreitar a relação com o cliente, não comprometer a imagem da empresa, e ainda garantir o recebimento das quantias que estão em débito.

Use ferramentas que otimizem esse tipo de controle

Dissemos que o controle de recebimentos pode ser realizado por meio de uma planilha feita no Excel, ou por softwares próprios para isso, se lembra?

Pois bem, em linhas gerais, o uso da tecnologia e de sistemas automatizados é sempre mais adequado para gestões desse tipo. 

Isso acontece porque não é preciso dispor de recursos manuais para alimentar as planilhas, modelo de trabalho que pode, inclusive, elevar as chances de erros que resultam em retrabalho e até perdas financeiras.

Esse é apenas um exemplo dos motivos pelos quais automatizar processos de gestão é importante. Se formos citar os benefícios desse processo, alguns dos que mais se destacam são: 

• realização de tarefas em menos tempo;
• precisão dos dados gerados;
• visão em tempo real das movimentações financeiras da empresa.

 

Nesse contexto, o Zoop Payments é uma solução que, além de permitir a construção de soluções de cobrança online e presencial com os mais variados meios de pagamento, também entrega a você um interface de gestão completa para acompanhar todo o seu fluxo de recebimento de valores.

 

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