Gestão

Ferramentas de gestão financeira: quais não podem faltar no seu dia a dia?

Publicado em 24 de junho de 2022 por Redação Zoop
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As ferramentas de gestão financeira são soluções que otimizam as tarefas que precisam ser executadas nesse setor, colaborando para que essas atividades sejam realizadas em menos tempo e com o mínimo possível de falhas.

Por exemplo, softwares apropriados para essa finalidade ajudam na realização de um controle mais preciso de entrada e saída de valores, contribui para garantir o pagamento de contas e despesas em dia, analisar o fluxo de caixa em tempo real e muito mais.

Uma das vantagens de usar as ferramentas de gestão financeira é que esses sistemas ajudam a reduzir erros que comumente são cometidos quando os processos são feitos de forma manual ou com soluções obsoletas.

Isso diminui retrabalho e, principalmente, perdas financeiras que, dependendo do tamanho, podem ser bastante significativas para o negócio.

Somado a tudo isso, as soluções certas aumentam a produtividade dos times e vão ao encontro do crescimento da empresa, pois permitem absorver de maneira natural, fluida e sem comprometimento dos processos fluxos maiores de valores transacionados.

Quer saber quais são as principais ferramentas de gestão financeira que podem trazer todos esses benefícios para o seu dia a dia? Basta continuar a leitura deste artigo!

5 ferramentas de gestão financeira essenciais

Entre as ferramentas de gestão financeira que ajudam no gerenciamento de um negócio, as que mais se destacam são:

  • planilhas eletrônicas na nuvem;
  • sistema de ERP;
  • gerenciador de notas fiscais;
  • plataforma de gerenciamento de tarefas;
  • plataforma de pagamentos integrados.

Planilhas eletrônicas na nuvem

Dependendo do porte da empresa, o uso de planilhas eletrônicas é suficiente para garantir um bom acompanhamento do fluxo financeiro do negócio. A questão aqui é que recursos desse tipo tendem a não ser automatizados, ou seja, é preciso fazer o lançamento manual de cada valor que entra e sai, o que pode gerar muitos erros.

Por outro lado, elas têm a vantagem de serem gratuitas e de permitirem até a criação de gráficos que colaboram para que os gestores tenham uma visão mais clara de como está a saúde financeira da companhia.

A sugestão é optar pelas planilhas eletrônicas com compartilhamento na nuvem. Isso permite que o documento seja visualizado e até modificado por mais de uma pessoa. Além disso, evitar que o arquivo seja perdido, o que pode acontecer facilmente quanto é salvo em um único computador e esse apresentar algum problema.

Dica de leitura: “Previsão de faturamento: o que é, qual a importância e como fazer?

Sistema de ERP

Mas é bem relevante pensar no crescimento da empresa, concorda? O que queremos dizer é que, conforme o negócio se expande decorrente do aumento das vendas, simples planilhas não ajudam mais.

Nesse caso, é preciso adotar ferramentas de gestão mais robustas e completas, como é o caso de um sistema de ERP.

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento de Recursos Empresariais, mas também pode ser definido como um sistema integrado de gestão empresarial.

Esse software integra todos os departamentos de uma companhia, o que inclui não só o financeiro, mas também estoque, vendas, logística, entre outros.

Na prática, quer dizer que com uma única solução é possível ter uma visão completa de todos os setores, com suas evoluções e perdas, condição que ajuda muito os gestores em suas tomadas de decisão.

Leia também: “Sistema de automação financeira: diminua os erros e aumente a produtividade com essa solução!

Gerenciador de notas fiscais

E conforme o volume de vendas aumenta, o número de notas fiscais geradas segue a mesma proporção. Por conta disso, é bem importante contar com um sistema próprio para essa tarefa.

Um gerenciador de notas fiscais é um sistema que pode ser integrado, por exemplo, ao e-commerce. Dessa forma, a cada nova venda feita, a NFe é emitida automaticamente. 

Quem trabalha com comércio eletrônico sabe que essa etapa é essencial para que possa ser providenciado o envio da mercadoria para o cliente e, quanto mais ela demora para ser concluída, maiores são as chances de o consumidor ficar insatisfeito. 

Por outro lado, notas fiscais emitidas rapidamente otimizam a entrega, o que tende a melhorar a experiência de compra do cliente e a imagem da marca.

Plataforma de gerenciamento de tarefas

Cuidar da gestão financeira de uma empresa é lidar com várias tarefas simultaneamente. Um ponto que agrava essa dinâmica é que todo o fluxo de dinheiro passa por esse setor, e é daí que saem as informações e dados sobre quanto o negócio está vendendo, se está evoluindo ou não, entre outras.

Somado a isso, é preciso pensar nos compromissos financeiros, que incluem o pagamento em dia de impostos, fornecedores, funcionários e mais.

Uma boa maneira de não esquecer nenhum compromisso é utilizando uma plataforma de gerenciamento de tarefas. Muitas delas são baseadas na metodologia Kanban, que é um sistema de sinalização que ajuda a controlar quais atividades precisam ser feitas, quais estão em execução e quais já foram finalizadas.

A diferença é que, ao invés de usar um quadro físico e cartões autoadesivos, você estará utilizando um sistema online que emite alertas com data e hora e que permite, inclusive, o compartilhamento de compromissos e tarefas com outras pessoas.

Plataforma de pagamentos integrados

E não temos como falar sobre ferramentas de gestão financeira sem citarmos o uso de uma plataforma de pagamentos integrados.

Um pagamento integrado é aquele com conexão automática ao sistema financeiro utilizado pela empresa. Em outras palavras, quer dizer que sempre que uma venda é realizada por algum meio de pagamento eletrônico, como cartão ou Pix, esse registro é feito automaticamente no software de controle da companhia.

Entre as vantagens de usar esse tipo de solução estão:

  • dispensa a necessidade de lançamento manual de valores, o que também diminui erros;
  • aumenta a produtividade dos times;
  • permite o acompanhamento em tempo real dos valores recebidos;
  • ajuda nas tomadas de decisões;
  • contribui para a escalabilidade do negócio.

 

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