Gestão financeira escolar: 5 dicas para aprimorar esse gerenciamento!

Uma boa gestão financeira escolar é essencial para que as empresas desse segmento continuem com suas atuações e cresçam de maneira saudável e sustentável. 

Isso mesmo! Escolas, faculdades, universidades, colégios, institutos, entre outras companhias relacionadas, também são consideradas negócios. Afinal, elas precisam de um gerenciamento adequado da receita para evitar que os serviços prestados sejam interrompidos.

Partindo desse princípio, entende-se que as instituições educacionais têm desafios financeiros bastante semelhantes aos de outros segmentos. A inadimplência, por exemplo, é um desses problemas.

De acordo com dados da empresa de soluções de ensino Meira Fernandes, citados em uma matéria do portal UOL Economia, apenas em São Paulo, o índice médio de inadimplência ficou em 2022 ficou em 7,89%.

Esse percentual, somado ao reajuste salarial dos professores que foi de 10,57%, segundo a mesma reportagem, pode gerar um desequilíbrio nas contas das escolas, um fator que pode levar muitas a fecharem suas portas.

Mas como realizar uma gestão financeira escolar eficiente, que ajude a acompanhar e equilibrar entradas e saídas de valores, reduzir a inadimplência e contribuir para aumentar a lucratividade de negócios desse setor?

O uso de sistemas de gerenciamento adequados e a oferta de diferentes meios de pagamento são algumas das medidas que podem ser adotadas.

Continue a leitura deste artigo para conferir outras!

O que é gestão financeira escolar?

A gestão financeira escolar é o gerenciamento dos recursos monetários de uma empresa pertencente a esse setor.

Em outras palavras, consiste em descobrir como gerenciar recursos financeiros na escola corretamente, o que contempla atividades como:

• registrar e monitorar despesas fixas e variáveis;
• realizar pagamentos de salário;
• honrar com a quitação de empréstimos e financiamentos;
• fazer o controle dos caixas escolares;
• definir em quais vertentes aplicar o lucro obtido, entre outras atividades relacionadas. 

 

Aqui, vale destacar que a administração financeira escolar está diretamente relacionada ao chamado PPP, Projeto Político Pedagógico.

O Projeto Político Pedagógico é um documento no qual constam todas as diretrizes voltadas para o funcionamento da instituição educacional.

Além de contemplar definições como visão, missão e valores da empresa de ensino, o PPP também traz orientações e regras sobre:

• estrutura dos cursos e metodologia de ensino adotada;
• plano de ação;
• previsão de participação de pais, responsáveis e alunos na rotina acadêmica;
• planejamento orçamentário e financeiro.

 

Ou seja, a gestão financeira escolar é mais uma das atividades previstas para esse modelo de negócio que, conjuntamente às outras, reflete diretamente no sucesso ou no fracasso de uma instituição de ensino. 

Por essa razão, esse gerenciamento requer tanta atenção e precisa ser realizado com a máxima precisão possível.

Como gerenciar recursos financeiros na escola? 

Mas, afinal, como fazer uma boa administração financeira e gerir os recursos monetárias de uma empresa desse nicho corretamente?

Nossas dicas para isso são:

• defina um bom planejamento financeiro;
• estabeleça metas financeiras possíveis;
• reduza custos de maneira estratégica;
• utilize boas ferramentas de gestão financeira;
• ofereça diferentes meios de pagamento.

Defina um bom planejamento financeiro

O planejamento financeiro deve ser a base do gerenciamento monetário de qualquer negócio. No caso de instituições de ensino, esse plano de ação deve englobar pontos como:

• previsão de mensalidades a serem pagas pelos alunos, de acordo com o número de matrículas feitas;
• projeção de rentabilidade decorrente de venda de cursos;
• gastos fixos e variáveis;
• levantamento de valores necessários para investimento no crescimento da escola, entre outros.

 

A ideia com esse planejamento é ter uma visão ampla de todos os valores que serão movimentados ao longo de um determinado período e, com isso, ter dados e informações relevantes para que os gestores possam tomar boas decisões.

Dica de leitura: “Controle de recebimentos: como fazer e qual a importância para a sua empresa?“

Estabeleça metas financeiras possíveis

Assim como outras empresas, grande parte das instituições de ensino visa lucros. Por conta disso, é preciso definir metas que direcionam o crescimento financeiro do negócio.

No caso, estamos falando de, por exemplo:

• estabelecer o número ideal de matrículas que precisam ser efetivadas no começo do ano ou a cada novo semestre;
• vender cursos e especializações extracurriculares que gerem outras fontes de receita para o negócio.

 

Entretanto, é fundamental que essas metas sejam realistas, o que significa possíveis de serem alcançadas. 

É certo que determinar números desafiadores pode estimular os profissionais responsáveis por essas vendas. Mas, se forem incompatíveis com a realidade vivida pela companhia, podem gerar efeito oposto e desmotivar os colaboradores.  

Sobre esse assunto, aproveite e leia este artigo: “Automação de vendas: o que é, como funciona e por que utilizar?“

Reduza custos de maneira estratégica

Também faz parte de uma administração financeira escolar eficaz a redução de custos operacionais. Porém, esse processo deve ser feito de maneira estratégica, tendo como foco o crescimento financeiro da instituição.

O primeiro passo para isso é levantar todos os gastos da empresa, a fim de identificar o que pode ser cortado e o que pode ter os gastos reduzidos.

Atente-se para não mexer no direcionamento de verbas que subsidiam itens e soluções essenciais para o bom andamento dos serviços.

Utilize boas ferramentas de gestão financeira

As ferramentas de gestão financeira são fundamentais para que esse gerenciamento seja feito de maneira mais rápida e precisa. 

Fazer o controle manual de todos os valores que entram e saem, além de tomar muito tempo, aumenta consideravelmente as chances de erros. Dependendo da proporção, essas falhas podem afetar seriamente a saúde financeira do negócio.

Por essa razão, o uso de sistemas de gestão financeira é tão indicado no dia a dia das companhias dos mais variados setores — não sendo diferente para as presentes na área da educação.

Ofereça diferentes meios de pagamento

Lembra que, logo no início deste artigo, citamos que a inadimplência é um dos problemas que afeta a gestão financeira escolar? Pois bem, uma das maneiras mais indicada de resolver isso é oferecendo a alunos e responsáveis diferentes meios de pagamento.

O boleto bancário, por exemplo, possivelmente é um dos métodos mais utilizados pelas instituições de ensino. No entanto, a adoção de outras formas de cobrança recorrente pode ser tão eficiente quanto.

Os pagamentos recorrentes são formas de cobrança automáticas e periódicas que atendem de maneira precisa modelos de negócios que oferecem aos seus clientes e parceiros a oferta de produtos e serviços com entregas regulares.

No caso das instituições de ensino, esse tipo de solução é ideal para a cobrança de mensalidades.

Entre as vantagens desse meio de pagamento, as que mais se destacam são a praticidade oferecida para os clientes e a contribuição para reduzir o número de inadimplentes.

Quer saber, em detalhes, como esse recurso funciona? Então leia agora mesmo o artigo: “Pagamento recorrente: 5 dicas de como montar um plano de assinatura com essa solução“.