O que é ERP de gestão financeira? Confira funcionamento e importância dessa ferramenta para o seu negócio

Saber o que é ERP de gestão financeira pode mudar a maneira como a sua empresa é gerenciada, pois essa solução ajuda a otimizar processos e a reduzir custos operacionais.

ERP é a sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning que, em português, significa Planejamento dos Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema que unifica todos os processos de gestão de um negócio, tais como os financeiros, recursos humanos, logística, produção, entre outros.

A proposta de um ERP é oferecer automação e integração às tarefas diárias, por meio de um software que automatiza atividades e, ao mesmo tempo, integra setores.

Ainda que cada departamento de uma empresa necessite de soluções tecnológicas próprias, por meio de um sistema de Planejamento dos Recursos Empresariais é possível integrar todos eles, o que também contribui para melhorar o fluxo de trabalho entre as áreas e aprimorar a comunicação entre elas.

Somente com essa explicação é possível perceber que, operacionalmente, saber o que é ERP financeiro pode ser bastante benéfico para o seu negócio. Mas, de forma prática, quanto isso pode impactar no crescimento da sua empresa?

Sobre isso, podemos trazer alguns dos dados que foram apresentados em um levantamento feito pela companhia G2, que atua no mercado de tecnologia. Segundo o estudo, o uso desse tipo de sistema reduz os custos operacionais em 23% e os gastos administrativos em 22%.

Outros percentuais bem interessantes citados nessa pesquisa que você precisa conhecer sobre a utilização de ERPs são:

• 95% das companhias obtêm melhorias consideráveis após usarem esse tipo de software, tais como redução do tempo gasto em seus processos, aumento da colaboração entre setores e centralização dos dados corporativos;
• aproximadamente 28% das organizações que investiram em ERP obtiveram retorno (ROI) em um ano, e mais da metade (58%) em menos de dois anos. Apenas 15% demorou mais de três anos;
• 88% consideram que a implementação de um sistema ERP as ajudou a ter sucesso

 

Ou seja, não restam dúvidas de quanto um software de Enterprise Resource Planning pode colaborar com a gestão e crescimento do seu negócio, concorda?

Mas o voltado para a área financeira, especificamente, quanto pode ajudar no seu dia a dia? Confira, neste artigo, todos os detalhes sobre o que é ERP financeiro, para que serve, como funciona, e porque essa solução é tão importante para a sua empresa.

O que é ERP de gestão financeira e para que serve?

Afinal, o que é ERP de gestão financeira? Considerando a explicação geral sobre o que é ERP, entende-se que o ERP financeiro é um sistema voltado para realizar a gestão do dinheiro de uma companhia.

Com ele, é possível realizar todas as tarefas típicas desse departamento, de maneira automática e integrada aos outros setores. Quanto a isso, é essencial deixar claro que um sistema de Planejamento dos Recursos Empresariais é uma solução modular.

Isso quer dizer que o ERP financeiro é apenas uma parte desse software, o qual permite aprimorar a gestão financeira, mas também facilitar a comunicação desse setor com outras áreas, bem como compartilhar dados e informações necessárias para tomadas de decisões mais rápidas e precisas.

Em outras palavras, quer dizer que se você utiliza um software para realizar os processos financeiros do seu negócio, mas ele não se integra aos utilizados pelos outros departamentos, não está fazendo uso de um sistema de Enterprise Resource Planning.

Também por esse motivo é tão importante saber o que é ERP financeiro, já que pode haver confusão com plataformas para gerenciamento de valores que não são integradas.

Como funciona o sistema ERP?

Imagine que você seja dono de uma loja de produtos artesanais de decoração e precise otimizar processos e a gestão financeira da sua empresa.

Nesse sentido, um sistema de controle financeiro ERP realizará um mapeamento automatizado e preciso das finanças do seu negócio de forma integrada nas áreas mais estratégicas, como produção, vendas e marketing.

Como ele oferece um panorama completo e integrado dos processos de cada uma dessas áreas, o gestor pode ver de forma mais clara o que precisa ser alterado.

• O fluxo de produção precisa aumentar?
• As estratégias de marketing estão funcionando e trazendo o retorno esperado?
• A equipe de vendas ou o site online estão dando conta da demanda de pedidos?
• O giro de estoque está sendo bem feito? Algum produto está encalhado?

 

Dessa forma, o ERP de gestão financeira vai oferecer relatórios detalhados sobre a performance de cada setor para que melhorias sejam implementadas de forma contínua

Quais são as funcionalidades de um ERP de gestão financeira?

Agora que o conceito sobre o que é ERP de gestão financeira ficou claro, o passo seguinte é entender quais são as suas funcionalidades. Entre as principais estão:

• centralização de todos os dados gerados;
• cadastro de clientes e fornecedores;
• organização de fluxo de caixa;
• controle de entradas e saídas;
• geração de diversos relatórios.

Centralização de todos os dados gerados

Um sistema de Planejamento dos Recursos Empresariais reúne, em um único banco de dados, todos os dados gerados por uma empresa, incluindo os financeiros e os demais.

Isso quer dizer, por exemplo, que todos os valores provenientes dos diferentes meios de pagamento que oferece aos seus clientes podem ser consultados nessa solução, assim como o volume de vendas, as contas a pagar e a receber, e mais.

A vantagem dessa funcionalidade é que ela colabora para tomadas de decisões mais precisas, visto que serão pautadas em informações reais.

Além disso, pelo fato de o ERP financeiro estar integrado a outros setores, os gestores têm uma visão ampla da companhia, de modo que isso ajuda a mensurar quanto as medidas financeiras adotadas podem impactar os outros departamentos e, consequentemente, no crescimento da marca.

Cadastro de clientes e fornecedores

Ao saber o que é ERP financeiro você perceberá que outra importante funcionalidade desse sistema é o cadastro de clientes. Do ponto de vista da movimentação monetária da companhia, esse recurso pode ser um forte aliado para o controle de inadimplência, visto que permite acompanhar quem são os devedores e, com isso, adotar práticas para reverter essa situação.

No que se refere ao cadastro de fornecedores, se tem a chance de aprimorar o processo de pagamento de contas e, com isso, melhorar o relacionamento com os parceiros de negócio.

Aqui, lembramos também que um software de Planejamento dos Recursos Empresariais pode ser integrado a um CRM, Customer Relationship Management, que é uma solução que centraliza todos os dados, informações e interações dos clientes de uma companhia.

Organização de fluxo de caixa

Todo gestor sabe que cuidar do fluxo de caixa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e o seu crescimento sustentável. O que talvez não seja conhecimento de alguns é que, entender o que é ERP financeiro pode ajudar nessa tarefa.

O motivo vai ao encontro dos que citamos até então, que é ter a possibilidade de realizar tarefas financeiras de forma automática, com resultados centralizados em um único sistema, o que possibilita uma visão geral das movimentações monetárias da companhia.

Tudo isso, por sua vez, ajuda a identificar pontos de perda financeira e a decidir quais abordagens precisam ser tomadas para reverter a situação quanto antes.

Controle de entradas e saídas

E não tem como falarmos de fluxo de caixa sem mencionar a necessidade de um controle efetivo de entradas e saídas, ou seja, de contas a pagar e a receber.

Ao utilizar um sistema integrado, como é o caso de um ERP financeiro, se torna bem mais fácil gerenciar tudo o que precisa ser pago pelo negócio, o que evita atrasos, pagamentos de juros e multas, e até interrupção de serviços ou embaraços com fornecedores.

Do ponto de vista das entradas, os gestores têm mais respaldo para identificar quanto de dinheiro a empresa tem para receber em determinado período e, com isso, fazer um planejamento financeiro mais pontual.

Não deixe de ler: “O que é ponto de equilíbrio financeiro e como calcular?”

Geração de diversos relatórios

Obviamente, tudo isso que falamos até aqui gera uma quantidade significativa de dados e informações, certo? E, como também dissemos, com o uso de um sistema Enterprise Resource Planning todos ficam centralizados em um único banco de dados.

Uma das vantagens disso é que os profissionais e gestores da área financeira podem gerar uma série de relatórios, incluindo os referentes a outros departamentos que podem afetar a entrada e saída de dinheiro do negócio.

Por exemplo, dependendo da solução contratada, pode ser possível emitir dados referentes a churn rate e, com isso, mensurar quanto a empresa perdeu financeiramente em um determinado período e se isso gerará a necessidade de adotar medidas para minimizar o impacto, como buscar por uma antecipação de recebíveis.

Dica de leitura: “O que é antecipação automática de recebíveis? Vale ou não a pena?”

Como pode funcionar um ERP financeiro na prática?

Mas após saber quais são as possíveis funcionalidades de um ERP financeiro, é bem importante conhecer também como ele funciona operacionalmente falando.

Novamente, vamos evidenciar que um software de Enterprise Resource Planning é uma solução modular. Na prática, quer dizer que a voltada para a área financeira é apenas uma parte das que compõem o sistema inteiro.

Assim, uma das suas funções é integrar esses sistemas e aplicativos empresariais, facilitando a comunicação entre os departamentos, e centralizando todos os dados e informações em um mesmo banco de dados.

Dessa forma, um software de Planejamento dos Recursos Empresariais pode funcionar de três formas distintas, no que se refere ao seu processo de implementação, que são:

• nuvem pública ou privada;
• on premise;
• híbridos.

Nuvem pública ou privada

Um ERP na nuvem é aquele disponibilizado via internet como um serviço de assinatura (SaaS). Entre as vantagens dessa versão estão o fato que o sistema não ocupa espaço no servidor da empresa.

Além disso, normalmente, questões como atualizações, manutenções e camadas de segurança são de responsabilidade do fornecedor da solução.

Sugestão de leitura: “Fintech as a service: o que é e por que você deve contratar uma”

On premise

Os ERPs on premise, por sua vez, seguem o caminho oposto da versão na nuvem. Isso porque eles são instalados no data center da companhia que utilizará o software e nos equipamentos (computadores) que farão uso da solução.

Por conta dessa característica, instalação, manutenção e segurança são responsabilidades das equipes de TI da empresa.

Híbridos

Os ERPs híbridos, como o próprio nome sugere, mesclam as versões na nuvem e on premise. Por conta disso, os softwares desse tipo são também chamados de “ERP de duas camadas”.

Além do ERP financeiro, quais outros existem?

Por várias vezes neste artigo dissemos que um ERP é uma solução modular, se lembra? Por conta disso, consideramos que seria interessante mostrar a você quais outros módulos podem ser implementados — além do ERP financeiro — que podem ajudar na gestão do seu negócio.

Lembra-se que, ainda que sejam integrados, cada um deles conta com as particularidades e funções próprias compatíveis com o departamento que o utilizará.

Dito isso, alguns exemplos de módulos de ERP que também podem ser usados na sua empresa estão:

• gestão de recursos humanos: para controle de ponto, folha de pagamento, férias, entre outras tarefas relacionadas.
• vendas: controle de leads, interação com os clientes e potenciais clientes, upsell e cross-sell etc;
• produção: controle de fluxo e volume, compra de matéria-prima, controle de qualidade, gerenciamento de perdas e mais;
• logística e gestão de cadeia de suprimentos: rastreamento de movimentação de mercadorias, controle de estoque, transporte, armazenamento, entre outras operações desse setor.

Como um sistema de gestão contribui com a segurança da informação?

O ERP de gestão financeira é uma ferramenta e tanto para garantir automatizar processos e também para contribuir com a segurança da informação. Dentre suas funcionalidades nesse campo, podemos enumerar:

• controle de acesso e autenticação de dados: comandos de autenticação personalizados podem limitar informações tida como confidenciais apenas para pessoas autorizadas.

• monitoramento em tempo real de processos: um ERP de gestão financeira permite o monitoramento contínuo dos processos para evitar erros e fraudes, além de garantir que protocolos de atuação. É possível checar história de login, visualizações e transferências, por exemplo.

• backup de dados: essa ferramenta pode ser programada para realizar o backup de dados periodicamente de forma a preservar e recuperar dados importantes em caso de erros ou falhas no sistema.

Quais empresas podem utilizar um ERP financeiro?

O sistema ERP de gestão financeira pode ser implementado na estrutura operacional de inúmeros negócios, sejam pequenos ou grandes e de qualquer área de atuação.

E-commerces, fintechs, prestadoras de serviços, empresas da manufatura ou de tecnologia e muitas outras podem adaptar essa plataforma de acordo com suas demandas e processos mais relevantes, como gerenciamento de vendas, giro de estoque, controle orçamentário e por aí vai.

Qual a importância de um ERP financeiro para o seu negócio?

Um dos maiores resultados que um sistema ERP financeiro pode trazer para o seu negócio é o aprimoramento da gestão monetária.

O motivo desse retorno é que, com esse tipo de recurso, é possível:

• identificar mais facilmente pontos de perdas financeiras;
• tomar decisões mais assertivas, com base em dados reais;
• ter uma visão completa de todos os setores da empresa e seu impacto na saúde financeira do negócio;
• automatizar tarefas, realizando-as em menos tempo;
• diminuir as chances de erros, visto que as atividades serão automatizadas;
• evitar retrabalho que, além da perda de tempo, pode gerar gastos significativos, a depender da gravidade;
• aprimorar a comunicação e a troca de dados e informações com outros setores.

 

A importância desse software é tamanha que 53% das organizações acreditam que o ERP é um dos setores prioritários para investimento, de acordo com o apresentado no levantamento da G2 que citamos logo no início deste artigo.

Porém, é preciso considerar também que “nem tudo são flores”, e que há alguns desafios a serem enfrentados para a implementação de um software de Enterprise Resource Planning.

A mesma pesquisa apontou que 50% das implementações de ERP falham na primeira vez e que, em média, as implementações tendem a levar 30% mais tempo para serem finalizadas do que o estimado inicialmente.

Ainda assim, é um recurso que vale a pena considerar para o seu negócio, especialmente por conta dos demais resultados que podem ser alcançados, os quais já citamos aqui.

Mas, se o foco é a otimização de processos e o crescimento da sua marca, é essencial pensar em outras soluções paralelas a essa.

Por conta disso, convidamos você a conhecer o Zoop Payments, ferramenta da Zoop de pagamentos para negócios digitais.

Assista a este vídeo e confira como o Zoop Payments funciona.

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