Sistema de automação financeira: diminua os erros e aumente a produtividade com essa solução!

Um sistema de automação financeira é um recurso que torna automática tarefas desse setor que, até então, eram feitas manualmente.

Por exemplo, imagine uma empresa na qual um dos funcionários precisa, todos os dias, lançar o que foi recebido via cartão de crédito em uma planilha, separando o que foi à vista do que foi parcelado, inclusive destacando o número de parcelas, as datas de recebimento e os valores que entrarão futuramente.

Concorda que esse é um processo bastante demorado e com alto risco de falhas? Além disso, trabalhar dessa forma impede que se tenha uma visão, em tempo real, do volume de vendas e do faturamento que está sendo alcançado.

Por outro lado, a automação financeira torna esse e outros processos relacionados automáticos, diminuindo (ou praticamente eliminando) erros e dispensando que seja necessário dispor de um profissional somente para realizar atividades desse tipo.

Isso contribui para que o departamento financeiro tenha muito mais dinamismo, independência, eleve a sua produtividade e possa depositar os esforços dos colaboradores em ações estratégicas que podem contribuir, de maneira mais expressiva, com o crescimento da empresa.

Aqui, é importante deixar claro que os benefícios de automatizar as tarefas que envolvem o dinheiro de um negócio não se resumem a esses. É possível também reduzir custos operacionais, melhorar a comunicação entre setores, fazer análises financeiras em menos tempo e muito mais.

Se você ainda não conta com um sistema de automação financeira na sua companhia, continue a leitura deste artigo para conferir outras vantagens, como essa solução funciona, e como ter esse recurso no seu dia a dia.

O que é um sistema de automação financeira?

Um sistema de automação financeira é uma ferramenta digital que realiza automaticamente diferentes processos relacionados à gestão do dinheiro de uma empresa.

Na prática, é transformar as atividades manuais do setor financeiro em tarefas automáticas, otimizando e tornando essas ações muito mais precisas e seguras.

Sistemas desse tipo podem incluir diferentes funcionalidades e ser fonte de diversas informações e dados, de acordo com a necessidade dos gestores e com o modelo de negócio.

Por exemplo, é possível incluir na mesma plataforma de automação financeira:

• gerenciamento de fluxo de caixa;
• conciliação bancária;
• emissão de notas fiscais e de boletos bancários;
• controle de entrada e saída de pagamentos;
• quantias a receber provenientes de pagamentos recorrentes;
• valores recebidos (e a receber) de todos os meios de pagamento oferecidos para empresa.

 

Dica de leitura: “Novos meios de pagamento: 7 tendências para um cenário pós-pandemia”

Quais são os benefícios de um sistema de automação financeira?

E como dissemos logo no início deste artigo, os benefícios de usar um sistema de automação financeira são diversos. 

Entre as vantagens, existem 10 que vale a pena você saber, que são:

• acessibilidade e integração das tarefas;
• diminuição de falhas operacionais;
• redução de custos operacionais;
• aumento da produtividade;
• acompanhamento em tempo real;
• controle financeiro mais efetivo;
• análise financeira mais rápida e precisa;
• aprimoramento da gestão estratégica;
• melhora na comunicação com outros setores;
• mais segurança dos dados transacionados.

Acessibilidade e integração das tarefas

De modo geral, um sistema de automação financeira é um software em nuvem, ou seja, não precisa ser instalado nos computadores da companhia. 

Isso possibilita que a solução seja acessada de qualquer equipamento, inclusive de tablets e smartphones — em tempos de home office e trabalho híbrido, esse é um ponto bem importante para o andamento das operações, concorda?

Somada a essa característica, todas as tarefas do setor estarão centralizadas em um único ambiente virtual, o que facilita o trabalho dos profissionais e a comunicação entre os membros da equipe.

Diminuição de falhas operacionais

Como dissemos, esse sistema automatiza diversas tarefas do setor financeiro. Dependendo da solução contratada é possível, por exemplo, fazer split de pagamento, programar repasse de valores a parceiros de negócio, entre outras tarefas.

E justamente por ser automático, diminui as falhas que comumente acontecem quando atividades desse tipo são feitas manualmente.

Redução de custos operacionais

Essa vantagem anterior, por sua vez, tende a contribuir com a redução de custos operacionais, visto que evita retrabalho e a de dedicação dos profissionais para consertar os erros.

Aumento da produtividade

Seguindo essa linha de raciocínio, promover a automação financeira também aumenta a produtividade da equipe, já que os colaboradores terão o seu tempo de trabalho otimizado, podendo, inclusive, se dedicar a outras tarefas mais estratégicas. 

Acompanhamento em tempo real

Do ponto de vista dos gestores, contar com um sistema desse tipo é uma forma de conseguir acompanhar em tempo real o que acontece com o dinheiro da empresa.

De acordo com as funcionalidades contratadas é possível, por exemplo, verificar o volume de vendas, quanto está sendo transacionado, total de gastos e muito mais, e tudo separado por períodos, o que contribui mais para esse acompanhamento.

Controle financeiro mais efetivo

Com isso, também se torna mais prático, e até fácil, fazer o controle financeiro da empresa e analisar suas perdas, rentabilidade e lucratividade. Afinal, todas as informações e dados necessários para esse processo estão reunidos em um mesmo ambiente.

Análise financeira mais rápida e precisa

Uma consequência da vantagem anterior é ter a chance de fazer análises financeiras mais precisas, considerando que todas as receitas e despesas estarão registradas e acessíveis.

Isso permite uma visão macro e real de como está a saúde financeira do negócio, podendo gerar insights para tomadas de decisões mais estratégicas.

Aprimoramento da gestão estratégica

E por falar em decisões estratégicas, com os processos financeiros automatizados praticamente toda a tramitação de dados desse setor acontece em tempo real. 

Com isso, os gestores podem identificar, mais rapidamente, pontos de perda e tomar as medidas necessárias para reverter a situação. Além disso, também têm a chance de decidir com mais exatidão para onde direcionar o dinheiro da empresa, de modo que isso contribua com o seu crescimento.

Melhora na comunicação com outros setores

Da mesma forma que um sistema de automação tende a melhorar a comunicação entre os membros da equipe do setor financeiro, ele também pode contribuir para aprimorar o relacionamento com os outros setores da empresa.

Estamos falando em, por exemplo, saber se um pagamento realmente já foi efetivado para a liberação de um produto, se a quitação de um fornecedor já foi concluída, entre outras atividades semelhantes. 

Mais segurança dos dados transacionados

Por fim, não se pode deixar de citar o aumento da segurança dos dados transacionados. Ainda que tudo aconteça em ambiente virtual, as informações financeiras tendem a estar mais seguras dessa forma do que quando movimentadas manualmente ou em meios físicos.

Além disso, vale destacar que para acessar o sistema é preciso entrar com senha e login, e que todas as companhias que oferecem esse tipo de solução adotam diferentes camadas de segurança para proteger suas soluções e clientes.

Como fazer a automação financeira da sua empresa?

Para fazer a automação financeira é preciso seguir alguns passos, tais como:

• mapear os seus processos;
• digitalizar os documentos utilizados;
• treinar adequadamente os profissionais do setor;
• escolher um bom sistema de automação.

 

Somado a esses pontos, não se pode deixar de lado os valores recebidos por suas vendas. Ou seja, automatizar toda a gestão de métodos de pagamento oferecidos no seu negócio. Para isso, o Zoop Payments pode ajudar você!

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