Você sabia que, de acordo com dados do IBGE, a falta de planejamento é responsável pelo fechamento de 25% das empresas no Brasil? E o que a Conciliação Bancária tem a ver com isso?

Um dos pontos essenciais para ter uma empresa competitiva no mercado é fazer um planejamento eficiente, o que inclui o controle financeiro. Sem isso, há grandes chances de ocorrer algum erro nas tabelas que formam a sua base de dados para fins de cálculo, que se não detectado, pode causar grande perdas para o seu negócio. Nos casos mais graves, um erro desses pode até mesmo custar a sobrevivência da sua empresa.

Sendo assim, uma das questões que deve ser seguida à risca é a execução de encontro de contas, controle de despesas, fluxo de caixa, DRE (Demonstração de Resultados no Exercício) e o controle das operações financeiras. Além delas, outra operação fundamental a ser coloca em prática é a Conciliação Bancária.

Mas, afinal, o que é conciliação bancária? Quais são as 2 melhores formas de fazê-la? E quais ferramentas podem ajudar você a realizar a conciliação bancária do seu negócio?

Descubra tudo isso neste artigo!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária nada mais é do que conferir as movimentações das contas bancárias da sua empresa e compará-las com o controle financeiro interno do seu negócio.

A conciliação bancária tem como principal objetivo analisar o controle interno de uma empresa ou se há erros de registro, reporte e avaliação de dados.

Em outras palavras, a conciliação bancária vai analisar o saldo bancário do controle interno, avaliar os lançamentos e suas datas e fazer uma comparação com as informações registradas pela empresa para saber se os dados estão idênticos aos extratos do banco.

Por que fazer conciliação bancária?

Colocar a conciliação bancária como medida de controle financeiro da sua empresa é fundamental para evitar furos no caixa. E isso é especialmente importante porque esses erros podem levar à necessidade de retrabalhos, ou até mesmo, como já falamos, à instabilidade financeira do seu negócio.

Se sua empresa adotar esse processo regularmente, o fluxo financeiro se tornará transparente, ajudando a estabelecer estratégias com mais segurança e a tomar decisões com base em dados consistentes.

Outro ponto importante é que o gestor poderá fazer uma projeção mais realista do fluxo de caixa do negócio, conseguindo ter acesso ao saldo atualizado. Isso é essencial para um planejamento orçamentário que busque atender às necessidades da empresa.

Como fazer conciliação bancária?

Agora que você já sabe o que é conciliação bancária e por que fazê-la, vamos ver como ela pode ser feita.

Há 2 formas de fazer a conciliação bancária: de forma manual, com a ajuda de programas como o Excel, e de forma automatizada, utilizando softwares específicos para isso. A seguir, vamos mostrar como fazer a conciliação bancária dessas duas formas e verificar quais são as vantagens e desvantagens de cada uma.

Vale destacar que a periodicidade da conciliação bancária precisa estar alinhada ao perfil do seu negócio e considerar o número de transações financeiras. Por exemplo: quanto mais dinâmica forem as movimentações da sua empresa, mais frequentes devem ser as conciliações bancárias. Assim, ela pode ser diária, semanal, semestral ou até anual, caso a empresa não gere muitas movimentações.

Conciliação bancária manual

A conciliação bancária manual é composta basicamente por 3 etapas, que podem ser resumidas da seguinte forma para criar um processo interno claro:

  • Acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
  • Comparação das informações internas da empresa com os registros de pagamento e recebimentos;
  • Retificação dos erros e informações não previstas.

Veja o vídeo para mais detalhes:

Para monitorar os fluxos de caixa, é necessário criar uma rotina. É importante que isso seja feito de forma frequente, pois a demora pode implicar na perda de informações e do histórico das transações.

Classificar as contas das transações bancárias deve ser algo muito organizado. Aqui estão alguns os dados que devem ser monitorados são:

  • Datas dos lançamentos e se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento;
  • Descontos, juros e multas;
  • Impostos de transações bancárias (como o Imposto sobre Operações Financeiras, o IOF);
  • Lançamentos não identificados;
  • Pagamento de salários;
  • Recebimento de clientes;
  • Saldos bancários (saldos iniciais e finais);
  • Tarifas bancárias.

Após avaliar todos esses dados compare com os dados que sua empresa registrou internamente por meio do controle de caixa. Esse controle deve ser realizado com os documentos obtidos na empresa, como contas a pagar e contas a receber.

Isso inclui recebimentos por todos os meios de pagamentos, desde boletos, maquininhas de cartão até QR code. Depois, confira se os detalhes do lançamento estão compatíveis; análise datas e valores de todos os registros.

Por fim, se identificar erros, faça uma correção imediata. Caso identifique que o problema é do seu banco, faça a solicitação da compensação dos valores indevidos. Assim, você garantirá um controle organizado e sem pendências.
É importante utilizar programas de planilhas, como o Excel, para evitar erros de cálculos e também para conseguir fazê-los mais rapidamente.

No entanto, a grande desvantagem da conciliação bancária manual com planilha é que nada é feito de forma automática: você ainda está sujeito a erros, e a exportação de extratos pode ser complicada. Além disso, a análise de dados fica completamente a cargo de quem opera a planilha, não contando com uma “avaliação” prévia da ferramenta.

Conciliação bancária automática

Utilizar planilhas do Excel para fazer a conciliação bancária é uma das formas mais tradicionais de fazer a comparação entre o controle interno e o extrato bancário.

E, embora seja possível fazer isso de forma organizada a razoavelmente rápida, há outros mecanismos mais precisos e ágeis, que ajudam você e sua equipe a poupar mais tempo e se concentrar em outras questões do seu negócio.

Um deles são os softwares de gestão empresarial que realizam essa tarefa de forma automatizada se integrando com uma solução de pagamentos como a plataforma whitelabel de serviços financeiros da Zoop.

O sistema de pagamentos da Zoop disponibiliza de maneira simples as transações, sem a necessidade de esforço manual com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos. Alguns exemplos de sistemas que implementam esse tipo de integração são: Avec, Sami, etc
Veja alguns dos benefícios de realizar conciliação com plataforma da Zoop para a sua empresa:

  • Conciliação de lançamentos de conta através da API de extrato, incluindo créditos de recebíveis, comissões e transferências recebidas; e débitos como depósitos gerados, estornos e cancelamentos;
  • Notificação através de webhooks de eventos de pagamento e estorno de parcelas de recebimento;
  • Suporte a visualização de lançamentos futuros através da listagem de recebíveis por vendedor, transação e marketplace;
  • Busca de transações por identificador de referência no seu sistema.

Por ser um serviço automatizado, ele acaba se tornando mais simples e menos custoso do que realizar a tarefa manualmente, já que a possibilidade de erros é muito menor, incorrendo em menos retrabalho.

Conciliação Bancária Automática no seu Negócio

Como vimos, entender o que é conciliação bancária e saber como fazê-la é vital para a gestão financeira do seu negócio, e contar com uma ferramenta que ajude a realizar essa atividades com rapidez e precisão pode ser uma forma de tornar sua empresa ainda mais competitiva.

Se você precisa de uma plataforma que ajude seu negócio a realizar a conciliação e outros processos da cadeia de pagamentos, conte com um de nossos parceiros, caso você já use uma solução de gestão empresarial e quer essa facilidade, peça que integrem seu sistema com a Zoop!

A Zoop possibilita que Marketplaces, ERPs, PSPs, Empreendedores e outros tipos de negócios passem a gerenciar o fluxo transacional de seus clientes, gerando novas receitas através de serviços de contas digitais, splits de pagamento e antecipação de recebíveis.

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