Solução de conciliação bancária: escolha a sua em 5 passos

Uma solução de conciliação bancária automática é um software desenvolvido exclusivamente para fazer a comparação entre o extrato bancário da empresa e os valores lançados em seu controle financeiro.

De maneira bem simples, é o mesmo que você acessar o seu banco, verificar toda movimentação da sua conta corrente, e comparar com o que tem lançado em sua planilha de controle. Porém, no caso do sistema, tudo acontece automaticamente.

Otimizar o processo é crucial para qualquer negócio, pois o volume de transações de uma empresa supera o de uma conta pessoal, e quando realizado manualmente, pode levar a erros significativos.

De acordo com relatório da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs) divulgado pelo InfoMoney, o valor total transacionado com cartões (crédito, débito e pré-pago) em 2023 foi de R$3,73 trilhões. O número representa um crescimento de 10% em relação ao ano anterior. 

Foi a primeira vez que o Brasil alcançou a marca de R$1 trilhão em apenas um semestre.

A mesma pesquisa aponta ainda que o volume de transações diárias alcançou uma média de 115 milhões.

Ou seja, é um volume bem alto de valores para conferir de forma manual, não acha? Isso demonstra o tamanho da importância da conciliação bancária.

Então, como escolher uma solução de conciliação bancária segura? O que não pode faltar nestes produtos? Como as ferramentas ajudam a garantir um bom fluxo de caixa? É sobre isso que vamos conversar agora!

O que é conciliação bancária automática?

Uma solução de conciliação bancária automática é um produto eletrônico (software) que permite a comparação e a conferência do extrato bancário com os lançamentos de uma empresa.

Nesse processo, verifica-se todas as entradas e saídas de valores, compensação (ou não) de boletos, pagamentos via cartão de crédito, débito e transferências.

No caso da conciliação de cartões, por exemplo, é possível fazer a comparação das vendas computadas pela empresa com as informadas pelas operadoras, tanto à vista quanto parceladas, bem como as taxas cobradas por cada uma.

Qual é a importância da conciliação bancária?

A conciliação bancária é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio, pois ajuda não apenas a confirmar o saldo disponível em caixa, mas também a identificar possíveis perdas, incluindo fraudes internas.

As comparações colaboram para localizar cobranças indevidas e a não compensação do pagamento de vendas realizadas, especialmente as feitas por meios digitais.

No comércio digital, o cartão de crédito é a principal forma de pagamento, como vimos na pesquisa divulgada na introdução. 

Dessa forma, uma solução de conciliação bancária automática colabora também para acompanhar chargebacks e cancelamentos, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.

Quando fazer conciliação bancária?

A conciliação bancária deve ocorrer de forma periódica para monitorar sempre o fluxo financeiro da empresa e evitar distorções e que levem a problemas graves.

A periodicidade da tarefa, geralmente, depende da complexidade do sistema de transações do negócio, isso é: 

• Qual é o volume de transações que essa empresa faz em um período específico? 
• Quantos canais de pagamentos para receita são disponibilizados para os clientes?
• Qual é o ticket médio das vendas?

Quanto mais alta e volumosa for a resposta para essas três perguntas, maior é a necessidade de contar com o apoio de uma solução de conciliação bancária.

Imagine, por exemplo, uma empresa cujo ticket médio é um valor altíssimo. Nesse caso, a divergência de apenas uma transação pode gerar um rombo financeiro sem precedentes.

Ou então, imagine que estamos falando de varejo com loja física e digital e que também conta com um amplo catálogo de produtos com dezenas ou centenas de vendas diárias.

Nesse caso, a conciliação bancária recorrente é fundamental para dar conta de todo esse volume de transações, bem como para entregar as receitas provenientes de diversos canais de vendas.

Por exemplo, o registro feito para compras presenciais no cartão de crédito tem um período de liquidação diferente de um Pix feito na loja on-line. 

Nesse caso, além de uma solução de conciliação bancária automatizada, um gateway de pagamento que integre o recebimento de canais on-line e off-line, como o Zoop Payments, pode fazer a diferença.

Saiba mais sobre a solução neste vídeo exclusivo do canal da Zoop no YouTube: 

Como fazer conciliação bancária? 

Entendeu o que é conciliação bancária e sua importância? Excelente! Mas, afinal, como realizá-la?

Existem dois métodos: um manual e outro com uma ferramenta de conciliação bancária automática.

Para realizar o processo manualmente, siga o passo a passo abaixo:

1. solicite o extrato bancário do período que deseja analisar junto à instituição ou por meio do app do internet banking;
2. reúna todos os documentos comprobatórios de recebimento de pagamentos da sua empresa, como comprovantes de maquininha de cartão, notas fiscais e registros manuais;
3. inicie a comparação do extrato bancário com o que está no registro contábil interno do seu negócio;
4. em caso de divergências, faço os ajustes necessários nos seus registros contábeis para compatibilizá-lo com a realidade;
5. caso você perceba que o erro está no extrato, abra uma solicitação de contato com o banco para entender por que o lançamento está incorreto;
6. faça uma revisão dos comparativos e só finalize a conciliação bancária quando os dois registros estiverem idênticos.

Esse processo parece demorado, complexo e suscetível a erros humanos, não é verdade? Por isso, nós indicamos uma solução de conciliação bancária automática.

Tais ferramentas rastreiam os registros para pagamentos com conciliação automática de uma única ou várias contas bancárias da empresa. 

Veja abaixo como escolher a solução de conciliação bancária ideal!

O que deve ter uma solução de conciliação bancária automática?

Uma solução de conciliação bancária automática deve ter:

1. fácil integração com diferentes sistemas de gestão;
2. integração com diferentes bancos;
3. possibilidade de conciliar várias contas bancárias;
4. boa usabilidade do sistema;
5. recursos de segurança.

1. Fácil integração com diferentes sistemas de gestão

A solução de conciliação bancária automática ideal se integra facilmente ao sistema de gestão financeira que a sua empresa utiliza. Dessa forma, o processo é otimizado e mais confiável.

O processo acontece, por exemplo, por meio de APIs (Application Programming Interfaces — Interfaces de Programação de Aplicativos), conjunto de instruções de programação que permite o acesso de um software a outro.

Somado a esse ponto, quando há a terceirização do fornecedor de pagamento, é comum haver perdas do controle de movimentação financeira, principalmente sem a integração total do sistema à plataforma da empresa.

Por isso, o ideal é não ter muitos terceiros nesse processo. De toda forma, se o cenário for inevitável, a forma mais indicada de minimizar falhas na coerência de dados durante a conciliação é por meio de um sistema 100% integrado.

2. Integração com diferentes bancos

Uma das primeiras etapas da conciliação bancária automática é importar o extrato bancário e integrá-lo ao sistema. Por isso, quanto mais bancos estiverem conectados automaticamente à ferramenta, mais ágil e confiável será o processo.

No entanto, caso a instituição financeira com a qual você trabalha não permita a integração, é fundamental que a solução escolhida comporte arquivos baixados manualmente, tais como os de formato .ofx.

Dessa forma, você faz toda a conciliação bancária de maneira automática, ainda que seu banco não esteja integrado.

3. Possibilidade de conciliar várias contas bancárias e meios de captura

Nem sempre a empresa trabalha com um único banco, ou tem apenas uma conta corrente. Por isso, um atributo-chave do sistema de conciliação é a integração dos dados financeiros de diferentes instituições.

A segurança SSL (Secure Socket Layer), por exemplo, criptografa todas as informações tramitadas, garantindo o sigilo.  

Além disso, no que diz respeito às conciliações de cartões, é fundamental que a solução seja compatível com diferentes meios de captura (TED, POS e web) para uma gestão completa.

4. Usabilidade do sistema

A usabilidade do sistema é outro ponto que não pode ficar de fora. A solução precisa ser fácil de operar, ágil, permitir o acesso simultâneo de diferentes usuários, bem como ter acesso por diferentes plataformas.

Por exemplo, é interessante ter a opção web (portal), mas também a versão app com as mesmas funcionalidades.

Além disso, acesso fácil aos dados apurados e emissão de relatórios diversos facilitam ainda mais o trabalho de gestão financeira.

5. Segurança

Quanto à segurança, outro quesito essencial, a solução deve oferecer (e garantir) a mesma utilizada pelos bancos on-line, com tráfego e armazenamento seguro de informações.

Como as empresas garantem o fluxo de caixa com essa solução?

Como já mencionamos, uma conciliação bancária bem executada é essencial para o sucesso de um negócio.

Inclusive, o processo ajuda as empresas a manterem um fluxo de caixa saudável, pois permite uma visão real, ampla e completa de toda a movimentação financeira do negócio.

Com isso, é possível:

• prever entradas e saídas, o que embasa as tomadas de decisão;
• fazer um planejamento orçamentário mais efetivo;
• manter o saldo atualizado;
• ter total controle das movimentações financeiras.

Como a Zoop te ajuda com a conciliação bancária?

Ainda que você saiba como fazer a conciliação bancária manualmente, deu para perceber que automatizar o processo traz melhores resultados, concorda?

Além de praticamente eliminar as chances de falhas que a forma manual oferece, o tempo gasto com a tarefa é menor, o que aumenta a produtividade da sua equipe.

A Zoop oferece uma conciliação de recebíveis simplificada. Somado a isso, a nossa solução se integra ao seu sistema por meio de nossas APIs e webhooks.

Entre os recursos dessa solução, você encontra:

• suporte a recebimento antecipado de vendas;
• conciliação de créditos de recebíveis, comissões, depósitos e outros;
• notificação de eventos de pagamento ou estornos;
• visualização de lançamentos futuros;
• possibilidade de pagamentos de boleto com Pix, o que torna mais ágil o fluxo de liquidação dos valores na conta e, consequentemente, a conciliação.

Além dessa, a Zoop oferece diversas outras soluções. Conheça todos os nossos serviços:

 A Zoop possibilita que marketplaces, ERPs, empreendedores e outros tipos de negócios gerenciem o fluxo transacional de seus clientes, gerando novas receitas com serviços de conta digital, splits de pagamento e antecipação de recebíveis.

Com nossa plataforma White Label de pagamentos, que conta com tecnologia de captura para operações presenciais, boletos e outros meios, você elimina barreiras regulatórias, custos de desenvolvimento e tempo de implementação para sua empresa crescer focada no que faz melhor.

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