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Como escolher a melhor solução de conciliação bancária? 5 quesitos que não podem faltar!

Publicado em 15 de maio de 2020 por Redação Zoop

Conciliação bancária automática consiste no uso de um software específico para fazer a comparação entre o extrato bancário da empresa e os valores lançados em seu controle financeiro.

De maneira bem simplória, é o mesmo que você acessar o seu banco, verificar toda movimentação da sua conta corrente, e comparar com o que tem lançado em sua planilha de controle. Porém, isso tudo é feito automaticamente.

Otimizar esse processo é fundamental para qualquer negócio, pois, diferentemente de uma conta pessoal, o volume de transações de uma empresa é muito maior e, quando feito manualmente, pode incidir em graves erros.

De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), o valor total transacionado com cartões (crédito, débito e pré-pago), em 2019, foi de R$ 1,84 trilhão, representando um crescimento de 18,7%.

Segundo a pesquisa Webshoppers 40 – Ebit|Nielsen, em 2018 os e-commerces e marketplaces (B2C) obtiveram um faturamento de R$ 53,2 bilhões.

Ou seja, é um volume bem alto de valores a serem conferidos de forma manual, não acha?

Mas como escolher um sistema de conciliação financeira seguro? O que não pode faltar em soluções assim? Como essas ferramentas ajudam a garantir um bom fluxo de caixa? É sobre isso que vamos conversar agora!

O que é conciliação automática e qual a sua importância?

Conciliação bancária automática é uma solução eletrônica (software) que permite a comparação e a conferência do extrato bancário com os lançamentos financeiros de uma empresa.

Nesse processo são verificadas todas as entradas e saídas de valores, compensação (ou não) de boletos, pagamentos via cartão de crédito e débito, transferências etc.

No caso da conciliação de cartões, por exemplo, é possível fazer a comparação das vendas computadas pela empresa com as informadas pelas operadoras, tanto à vista quanto parceladas, bem como as taxas cobradas por cada uma.

Importância da conciliação bancária

A conciliação bancária é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio, pois ajuda não apenas a confirmar o saldo disponível em caixa, mas também a identificar possíveis perdas, incluindo fraudes internas.

As comparações colaboram para localizar cobranças indevidas e a não compensação de pagamento de vendas realizadas, especialmente as feitas por meios digitais.

No comércio digital, por exemplo, o cartão de crédito é a forma de pagamento mais utilizada, conforme é possível ver no gráfico abaixo:

conciliação-bancária-automática

Fonte: Ebit| Nielsen

Dessa forma, a conciliação bancária automática colabora também para acompanhar chargebacks e cancelamentos, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.

O que deve ter uma solução de conciliação bancária automática?

Porém, saber como escolher uma boa solução de conciliação bancária automática é fundamental para garantir o resultado do processo.

Veja o que não pode faltar em uma ferramenta como essa:

  • fácil integração com diferentes sistemas de gestão;
  • integração com diferentes bancos;
  • possibilidade de conciliar várias contas bancárias;
  • usabilidade do sistema;
  • segurança.

Fácil integração com diferentes sistemas de gestão

A solução de conciliação bancária automática ideal deve se integrar facilmente ao sistema de gestão financeira que a sua empresa utilizada. Dessa forma, o processo realmente será otimizado e mais confiável.

Isso pode ser feito, por exemplo, através de APIs (Application Programming Interface — Interface de Programação de Aplicativos) que são um conjunto de instruções de programação que permite o acesso de um software a outro.

Somado a esse ponto, quando há a terceirização do fornecedor de pagamento, podem haver perdas do controle de movimentação financeira, principalmente se não houver integração total do sistema à plataforma da empresa.

Por isso, o ideal é não ter muitos terceiros nesse processo, mas quando houver, a forma mais indicada de evitar falhas na coerência de dados durante a conciliação é um contando com um sistema 100% integrado.

Integração com diferentes bancos

Uma das primeiras etapas da conciliação bancária automática é importar o extrato bancário e integrá-lo ao sistema. Por isso, quanto mais bancos estiverem integrados automaticamente à ferramenta, mais ágil e confiável será o processo.

No entanto, caso a instituição financeira com a qual você trabalha não permita essa integração, é fundamental que solução escolhida comporte arquivos baixados manualmente, tais como os de formato .ofx.

Dessa forma, é possível fazer toda a conciliação bancária de maneira automática, ainda que seu banco não esteja integrado.

Possibilidade de conciliar várias contas bancárias e meios de captura

Nem sempre a empresa trabalha com um único banco, ou possui apenas uma conta corrente. Por isso, outro ponto importante que um sistema de coo dos seus dados financeiros.

A segurança SSL (Secure Socket Layer), por exemplo, criptografa todas as informações tramitadas, garantindo o sigilo.  Por isso, é interessante verificar se o sistenciliação automática deve ter é a possibilidade de análise e comparação de diferentes contas e instituições.

Além disso, no que diz respeito às conciliações de cartões, é fundamental que a solução seja compatível com diferentes meios de captura (TED, POS e web) para que a gestão seja realmente completa.

Usabilidade do sistema

A usabilidade do sistema é outro ponto que não pode ficar de fora. A solução precisa ser fácil de operar, ágil, permitir o acesso simultâneo de diferentes usuários, bem como poder ser acessada de diferentes plataformas.

Por exemplo, é interessante que tenha a opção web (também chamada de portal), mas também a versão app com as mesmas funcionalidades.

Além disso, acesso fácil aos dados apurados e emissão de relatórios diversos facilitam ainda mais o trabalho de gestão financeira.

Segurança

Quanto à segurança, outro quesito essencial, a solução deve oferecer (e garantir) a mesma utilizada pelos bancos on-line, com tráfego e armazenamento seguro de conciliação bancária escolhida utiliza esse padrão.

Como as empresas estão garantindo o fluxo de caixa com essa solução?

Como já mencionado, uma conciliação bancária bem executada é essencial para o sucesso de um negócio.

Inclusive, o processo ajuda as empresas a manterem um fluxo de caixa saudável, pois permite uma visão real, ampla e completa de toda movimentação financeira do negócio.

Com isso, é possível:

  • prever entradas e saídas, ajudando nas tomadas de decisões;
  • fazer um planejamento orçamentário mais efetivo;
  • manter o saldo atualizado;
  • ter o total controle das movimentações financeiras.

Como a Zoop pode lhe ajudar com sua conciliação bancária?

Ainda que você saiba como fazer a conciliação bancária manualmente, deu para perceber que automatizar o processo traz melhores resultados, concorda?

Além de, praticamente, eliminar as chances de falhas que a forma manual oferece, o tempo gasto com a tarefa é reduzido, aumentando a produtividade da sua equipe.

A Zoop oferece conciliação de recebíveis simplificada. Somado a isso, a nossa solução pode ser integrada ao seu sistema através de nossas APIs e webhooks.

Entre os recursos dessa solução estão:

  • suporte a recebimento antecipado de vendas;
  • conciliação de créditos de recebíveis, comissões, depósitos e outros;
  • notificação de eventos de pagamento ou estornos;
  • visualização de lançamentos futuros.

Além dessa, a Zoop oferece diversas outras soluções. Conheça todos os nossos serviços:

A Zoop possibilita que marketplaces, ERPs, empreendedores e outros tipos de negócios passem a gerenciar o fluxo transacional de seus clientes, gerando novas receitas através de serviços de conta digital, splits de pagamento e antecipação de recebíveis.

Com nossa plataforma White Label de pagamentos, que conta com tecnologias de captura para pagamentos presenciais, boletos e outros meios de pagamentos, você elimina barreiras regulatórias, custos de desenvolvimento e tempo de implementação para sua empresa crescer focada no que faz melhor.

E tudo isso, com a sua própria marca!

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