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Conciliação bancária automática consiste no uso de um software específico para fazer a comparação entre o extrato bancário da empresa e os valores lançados em seu controle financeiro.
De maneira bem simplória, é o mesmo que você acessar o seu banco, verificar toda movimentação da sua conta corrente, e comparar com o que tem lançado em sua planilha de controle. Porém, isso tudo é feito automaticamente.
Otimizar esse processo é fundamental para qualquer negócio, pois, diferentemente de uma conta pessoal, o volume de transações de uma empresa é muito maior e, quando feito manualmente, pode incidir em graves erros.
De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), o valor total transacionado com cartões (crédito, débito e pré-pago), em 2019, foi de R$ 1,84 trilhão, representando um crescimento de 18,7%.
Segundo a pesquisa Webshoppers 40 – Ebit|Nielsen, em 2018 os e-commerces e marketplaces (B2C) obtiveram um faturamento de R$ 53,2 bilhões.
Ou seja, é um volume bem alto de valores a serem conferidos de forma manual, não acha?
Mas como escolher um sistema de conciliação financeira seguro? O que não pode faltar em soluções assim? Como essas ferramentas ajudam a garantir um bom fluxo de caixa? É sobre isso que vamos conversar agora!
O que é conciliação automática e qual a sua importância?
Conciliação bancária automática é uma solução eletrônica (software) que permite a comparação e a conferência do extrato bancário com os lançamentos financeiros de uma empresa.
Nesse processo são verificadas todas as entradas e saídas de valores, compensação (ou não) de boletos, pagamentos via cartão de crédito e débito, transferências etc.
No caso da conciliação de cartões, por exemplo, é possível fazer a comparação das vendas computadas pela empresa com as informadas pelas operadoras, tanto à vista quanto parceladas, bem como as taxas cobradas por cada uma.
Importância da conciliação bancária
A conciliação bancária é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio, pois ajuda não apenas a confirmar o saldo disponível em caixa, mas também a identificar possíveis perdas, incluindo fraudes internas.
As comparações colaboram para localizar cobranças indevidas e a não compensação de pagamento de vendas realizadas, especialmente as feitas por meios digitais.
No comércio digital, por exemplo, o cartão de crédito é a forma de pagamento mais utilizada, conforme é possível ver no gráfico abaixo:
Fonte: Ebit| Nielsen
Dessa forma, a conciliação bancária automática colabora também para acompanhar chargebacks e cancelamentos, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.
O que deve ter uma solução de conciliação bancária automática?
Porém, saber como escolher uma boa solução de conciliação bancária automática é fundamental para garantir o resultado do processo.
Veja o que não pode faltar em uma ferramenta como essa:
- fácil integração com diferentes sistemas de gestão;
- integração com diferentes bancos;
- possibilidade de conciliar várias contas bancárias;
- usabilidade do sistema;
- segurança.
Fácil integração com diferentes sistemas de gestão
A solução de conciliação bancária automática ideal deve se integrar facilmente ao sistema de gestão financeira que a sua empresa utilizada. Dessa forma, o processo realmente será otimizado e mais confiável.
Isso pode ser feito, por exemplo, através de APIs (Application Programming Interface — Interface de Programação de Aplicativos) que são um conjunto de instruções de programação que permite o acesso de um software a outro.
Somado a esse ponto, quando há a terceirização do fornecedor de pagamento, podem haver perdas do controle de movimentação financeira, principalmente se não houver integração total do sistema à plataforma da empresa.
Por isso, o ideal é não ter muitos terceiros nesse processo, mas quando houver, a forma mais indicada de evitar falhas na coerência de dados durante a conciliação é um contando com um sistema 100% integrado.
Integração com diferentes bancos
Uma das primeiras etapas da conciliação bancária automática é importar o extrato bancário e integrá-lo ao sistema. Por isso, quanto mais bancos estiverem integrados automaticamente à ferramenta, mais ágil e confiável será o processo.
No entanto, caso a instituição financeira com a qual você trabalha não permita essa integração, é fundamental que solução escolhida comporte arquivos baixados manualmente, tais como os de formato .ofx.
Dessa forma, é possível fazer toda a conciliação bancária de maneira automática, ainda que seu banco não esteja integrado.
Possibilidade de conciliar várias contas bancárias e meios de captura
Nem sempre a empresa trabalha com um único banco, ou possui apenas uma conta corrente. Por isso, outro ponto importante que um sistema de coo dos seus dados financeiros.
A segurança SSL (Secure Socket Layer), por exemplo, criptografa todas as informações tramitadas, garantindo o sigilo. Por isso, é interessante verificar se o sistenciliação automática deve ter é a possibilidade de análise e comparação de diferentes contas e instituições.
Além disso, no que diz respeito às conciliações de cartões, é fundamental que a solução seja compatível com diferentes meios de captura (TED, POS e web) para que a gestão seja realmente completa.
Usabilidade do sistema
A usabilidade do sistema é outro ponto que não pode ficar de fora. A solução precisa ser fácil de operar, ágil, permitir o acesso simultâneo de diferentes usuários, bem como poder ser acessada de diferentes plataformas.
Por exemplo, é interessante que tenha a opção web (também chamada de portal), mas também a versão app com as mesmas funcionalidades.
Além disso, acesso fácil aos dados apurados e emissão de relatórios diversos facilitam ainda mais o trabalho de gestão financeira.
Segurança
Quanto à segurança, outro quesito essencial, a solução deve oferecer (e garantir) a mesma utilizada pelos bancos on-line, com tráfego e armazenamento seguro de conciliação bancária escolhida utiliza esse padrão.
Como as empresas estão garantindo o fluxo de caixa com essa solução?
Como já mencionado, uma conciliação bancária bem executada é essencial para o sucesso de um negócio.
Inclusive, o processo ajuda as empresas a manterem um fluxo de caixa saudável, pois permite uma visão real, ampla e completa de toda movimentação financeira do negócio.
Com isso, é possível:
- prever entradas e saídas, ajudando nas tomadas de decisões;
- fazer um planejamento orçamentário mais efetivo;
- manter o saldo atualizado;
- ter o total controle das movimentações financeiras.
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Entre os recursos dessa solução estão:
- suporte a recebimento antecipado de vendas;
- conciliação de créditos de recebíveis, comissões, depósitos e outros;
- notificação de eventos de pagamento ou estornos;
- visualização de lançamentos futuros.
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