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Entenda o que é e como fazer conciliação de cartões na sua empresa

Publicado em 10 de maio de 2022 por Redação Zoop
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Você sabe o que é conciliação de cartões? Se você tem um negócio próprio, compreender o significado desse termo e sua correta execução é muito importante para o controle de custos e para a prevenção contra surpresas negativas nas contas do fim do mês.

Afinal, essa prática tem como objetivo a conferência se, de fato, as receitas que você registrou via pagamentos de cartão de crédito ou crédito realmente batem com a realidade e com o repassado pela operadora do cartão.

E por que a conciliação de cartões tem que entrar no seu cronograma periódico de tarefas de gestão?

Porque ter um bom gerenciamento das finanças é fundamental para a saúde e bom andamento do seu negócio. A prova disso está no fato de que grande parte das empresas que suspendem suas operações ou que vão à falência são vítimas de um mau planejamento financeiro.

Por exemplo, dados da OECD dizem que o desconhecimento de estudos em finanças e a falta de disciplina na gestão dos recursos são a principal razão para que pequenas empresas durem tão pouco tempo no mercado.

Nos Estados Unidos, por exemplo, apenas 50% dos pequenos negócios do país conseguem se manter ativos por mais de cinco anos. E esses números da Small Business Administration tendem a se estender para o resto do mundo.

Portanto, para colocar o gerenciamento financeiro em dia, é preciso inserir a conciliação de cartões na rotina do seu negócio. Quer entender melhor como isso funciona e como executá-lo da melhor forma? Confira o conteúdo até o final!

O que é conciliação de cartões?

A conciliação de cartões consiste em conferir se os registros feitos pela empresa quanto a todas as transações de vendas no cartão de crédito e débito são compatíveis com os repasses feitos pela operadora.

Esse processo é fundamental para controle financeiro da organização, pois confirma se os gestores estão contando com a quantia certa para tomar decisões para dar prosseguimento ao planejamento.

Além de evitar surpresas negativas, essa prática evita prejuízos financeiros com relação a valores que não foram corretamente repassados de acordo com o acordado na parceira.

Em suma, a conciliação de cartões busca confirmar o seguinte:

  • se os valores referentes às vendas registradas foram devidamente repassados;
  • se a cobrança do aluguel da maquininha ou de outro dispositivo utilizado para a execução do serviço está de acordo com o previamente combinado
  • se as taxas de transação da operadora foram devidamente cobradas.

 

Se reparada alguma inconsistência, a empresa deve entrar em contato diretamente com a operadora para solucionar o problema.

Portanto, a conciliação de cartões é uma prática muito importante para a gestão contábil e financeira de uma organização. Além dele, há outros três processos similares: a conciliação de vendas, de recebimentos e a bancária. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas! 

Conciliação de vendas

Esse processo lida diretamente com conferência das vendas em si e sua importância se dá pela recorrência que erros e inconsistências acontecem. 

Afinal, toda empresa que lida com vendas por cartão sabe que é comum aparecer um estorno ou cancelamento que não havia sido registrado, transações duplicadas, entre outras possibilidades. 

Enfim, aqui há uma comparação criteriosa entre os dados da empresa com o do adquirente.

Conciliação de recebimentos

Conferidas todas as vendas, agora chegou a hora de bater as informações relativas aos recebíveis do período com a empresa adquirente.

Isso é, feitas todas as contas, descontos e repasses, o gestor deve comparar os valores previstos para o fluxo de caixa com todo o extrato de pagamento da operadora.

Conciliação bancária

Por último, temos a conciliação bancária. Esse processo visa à comparação entre todas as entradas e saídas na conta bancária  com o registro interno realizado pelo próprio setor financeiro do seu negócio.

Assim como nos outros casos, o objetivo aqui é verificar se não há inconsistências que devam ser corrigidas para que o gestor possa operar com valores realmente confiáveis e conferidos.

Como fazer conciliação de cartão de crédito e débito?

Existem duas formas de fazer conciliação de cartões: de forma manual ou automatizada por meio de uma plataforma de pagamentos. Vamos falar um pouco sobre as duas!

Manual

A forma manual exige uma participação mais ativa do gestor por meio do preenchimento de uma planilha de controle. Nela, ele pode preencher com os valores das vendas e taxas de serviço de acordo com as notinhas de cada negociação.

Esse processo, entretanto, pode ser mais demorado e vulnerável a falhas de digitação e outros erros humanos. 

E em tempos de transformação digital, quanto mais eficiência e agilidade o empreendedor imprimir em cada setor da empresa, mais diferencial competitivo ele terá perante à concorrência.

Automatizada

Portanto, contar com uma solução automatizada capaz de otimizar processos é um grande aliado para sua empresa se proteger de inconsistências financeiras com confiabilidade e agilidade.

Por exemplo, a plataforma White Label da Zoop é um software de gestão programado para disponibilizar informações transacionais de forma simples e sem a necessidade de nenhum esforço manual, como fazer exportação de arquivos e preenchimentos de valores.

Dentre as principais funcionalidades da plataforma, podemos enumerar:

  • conciliação de lançamentos de conta através da API de extrato, o que inclui créditos de recebíveis, comissões, débitos como depósitos gerados, estornos, transferências e cancelamentos;
  • suporte a visualização de lançamentos futuros por meio de uma listagem de recebíveis por vendedor, transação e ambiente de negociação
  • notificação através de webhooks de eventos de pagamento e estorno de parcelas de recebimento;
  • busca de transações por meio de um identificador de referência

 

Incrível, não é? Ficou curioso para conhecer mais  sobre as soluções da Zoop? Entre em contato agora mesmo com um dos nossos representantes.

Zoop. Tecnologia para serviços financeiros do futuro.

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