O que é conciliação bancária? Saiba TUDO sobre o tema!

Entender o que é conciliação bancária garante mais transparência na gestão financeira e serve como base para tomadas de decisão mais assertivas. Esse processo consiste em comparar os valores do extrato bancário com o controle interno da própria empresa.

A ideia é garantir que a gestão diária do fluxo de caixa, referente a entradas e saídas, esteja compatível com a receita que os bancos apuraram no período.

Logo, a importância da conciliação bancária está na execução de uma gestão financeira mais eficiente para evitar fraudes e garantir um saldo bancário confiável. Ou seja, a prática é peça fundamental no planejamento estratégico de um negócio.

De acordo com o Sebrae, é justamente a falta de planejamento uma das principais razões que levam empresas a encerrar suas atividades. Segundo a instituição, 19% fecharam devido à falta de capital/lucro, e 14% apresentaram esse problema logo no primeiro ano de atividade.

A melhor forma de evitar crises que nem essa é integrar uma série de ações que viabilizem um controle mais preciso das contas empresariais. 

Neste conteúdo, nós vamos te mostrar o caminho para colocar esse plano em prática! Aqui você aprende:

• o que é conciliação bancária;
• como funciona a conciliação bancária na prática;
• qual é a importância da conciliação bancária;
• qual é a diferença entre conciliação e fluxo de caixa;
• como fazer conciliação bancária automática e manual;  
• como adquirir uma plataforma de conciliação bancária.

Boa leitura!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o ato de conferir as movimentações dos extratos das contas correntes e compará-los com o controle financeiro interno do seu negócio. Esse checklist verifica se há erros de registro, previne fraudes e garante tomadas de decisões mais assertivas.

Em outras palavras, a conciliação serve para monitorar o saldo bancário, os lançamentos (entradas e saídas) e as respectivas datas. 

Compare essas informações com o registro interno da companhia, a fim de saber se não houve nenhuma irregularidade.

Como funciona a conciliação bancária na prática?

O responsável pela tarefa compara periodicamente os registros internos com os extratos bancários para verificar se o banco liquidou todas as transações. Dessa forma, os líderes do departamento sabem exatamente o montante disponível na conta da empresa.

A definição de quem realiza o processo depende das diretrizes internas e até do  porte da empresa. Nas mais profissionais, o setor contábil geralmente cumpre essa obrigação. Entretanto, em negócios mais modestos, geralmente o próprio proprietário toma a tarefa para si. 

A execução da conciliação bancária, em muitos casos, é manual. Contudo, empresas mais modernas investem em plataformas de automação para realizá-la de forma mais precisa, rápida e segura.  

Quanto à periodicidade, não existe uma regra. Alguns negócios fazem diariamente, mas toda semana, quinzenalmente, mensalmente ou até trimestralmente também são opções.

Diferentemente do controle de fluxo de caixa, que ocorre diariamente, a empresa precisa de um prazo para conciliar as contas bancárias e compensar os valores. Esse período varia conforme a equipe processa os pagamentos e aplica os critérios de liquidação.

Por conta disso, cada negócio está livre para definir de quanto em quanto tempo realiza essa tarefa. Apenas vale lembrar que, quanto mais durar o intervalo, maior será o trabalho, pois as transações se acumulam.

Se a companhia ainda faz esse processo manualmente, erros e retrabalhos podem comprometer ainda mais o resultado da conciliação.

Qual é a importância da conciliação bancária? 

A conciliação de contas bancárias serve, principalmente, para garantir um controle financeiro pontual para a sua empresa. Porém, esse processo também colabora, e muito, para:

• aperfeiçoar o controle do que realmente entrou no caixa da empresa;

• identificar fraudes financeiras internas;

• aprimorar o planejamento orçamentário;

• garantir um saldo bancário confiável;

• melhorar a previsão de fluxo de caixa.

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre cada um desses benefícios!

• Controlar melhor as movimentações financeiras

A comparação entre o controle financeiro interno e as transações listadas nas contas bancárias confirma se a sua empresa opera no positivo ou no negativo.

Esse dado é importante, principalmente, em caso de erros nas anotações internas, que levam à ideia de que há uma quantia irreal na conta. Caso os valores da conciliação sejam os mesmos, siga normalmente com seus pagamentos e compras.

Entretanto, se o valor disponível divergir, as chances de gastar mais do que recebeu são grandes. Essa situação, por sua vez, afeta seriamente e negativamente a saúde financeira do negócio.

• Identificar fraudes financeiras internas

Infelizmente, nenhum negócio está livre de ações fraudulentas internas. Alguns exemplos de práticas desse tipo são: 

• depósitos com valores menores para desvio de dinheiro; 
• cheques descontados em outras contas; 
• adulteração deliberada de dados.

Contudo, a conciliação bancária empodera a empresa para identificar golpes financeiros, pois facilita a descoberta dos culpados e a correção do problema em sua raiz.

• Aprimorar o planejamento orçamentário

O planejamento de receitas, despesas e investimentos também se beneficia com a conciliação de contas bancárias.

Ao realizar essa atividade, os gestores e responsáveis pelo departamento financeiro têm uma visão mais clara, ampla e precisa dos valores que entram e saem das contas da empresa.

Dessa forma, é possível prever faturamentos e elaborar um planejamento orçamentário mais realista.

• Garantir um saldo bancário confiável

No curto prazo, saber o que é conciliação bancária e como implementá-la corretamente é uma das melhores maneiras de ter um saldo bancário realista e, por essa razão, mais confiável.

Com um embasamento mais concreto, a empresa não toma mais decisões com base em “achismos”, o que contribui bastante para um crescimento mais concreto e seguro do negócio. 

• Melhorar a previsão de fluxo de caixa

O mesmo princípio vale para aprimorar a previsibilidade de fluxo de caixa. 

Novamente, um controle mais efetivo e pontual das entradas e saídas de valores — por conta da comparação entre controle interno e extratos bancários — fornece uma visão real do quanto há disponível para garantir o bom funcionamento do negócio.

Qual é a diferença entre conciliação e fluxo de caixa?

Para entender a diferença entre conciliação e fluxo de caixa, é essencial compreender que ambos são conceitos fundamentais na gestão financeira. Apesar de contarem com semelhanças, cada prática desempenha um papel distinto.

A seguir, confira como essas divergências se dão e veja a importância de aplicar os dois processos em conjunto! 

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa consiste no registro de todas as despesas e receitas de uma empresa. Esse controle permite comparar as quantias monetárias que entram e que saem da conta corrente e, assim, possibilita analisar se o negócio é lucrativo ou se gera prejuízos financeiros.

Para uma boa gestão de fluxo de caixa, registre as movimentações diariamente e acompanhe cada entrada e saída para que nenhum valor se perca.

O que é conciliação bancária?

Já a conciliação bancária consiste na comparação entre os lançamentos do controle financeiro interno do negócio e as movimentações do extrato bancário.

Basicamente, significa pegar as anotações do fluxo de caixa e confrontar com os valores que entraram e saíram das contas comerciais.

Por que fazer a conciliação bancária?

Colocar a conciliação bancária como medida de controle financeiro da sua empresa é fundamental para evitar furos no caixa. Isso porque erros de controle levam a retrabalhos frequentes ou até mesmo à instabilidade financeira.

Ao adotar esse processo regularmente, a gestão se torna mais transparente, o que contribui para estabelecer estratégias com mais segurança e a tomar decisões com base em dados consistentes.

Outro ponto importante é a possibilidade de o gestor realizar uma projeção mais realista do fluxo de caixa, uma vez que ele acessa um demonstrativo financeiro atualizado e sem discrepâncias. 

Esse processo é essencial para o planejamento orçamentário atender às necessidades do negócio, bem como para ter uma empresa mais competitiva no mercado.

A conciliação bancária é o ponto de partida para:

• a execução de encontro de contas; 
• o controle de despesas; 
• o fluxo de caixa; 
• e o DRE (Demonstração de Resultados no Exercício).

Por fim, a apresentação de um documento acessível com todos os dados do processo dá mais credibilidade à empresa. Afinal, esse mecanismo proporciona ainda mais transparência à prevenção de fraudes internas e contra tentativas para maquiar as contas.

Dica de leitura: “Fluxo de pagamentos on-line: o que acontece do fechamento da compra ao recebimento do valor pelo vendedor”

Como fazer a conciliação bancária das contas da empresa?

Para fazer a conciliação bancária das contas da empresa, siga esse passo a passo:

1. determine o período para a análise dos dados e a frequência do processo;
2. reúna as informações do extrato bancário e do controle interno da empresa;
3. compare as transações para confirmar se o banco realizou, de fato, as liquidações em conta;
4. identifique as eventuais diferenças e faça os ajustes necessários (na maioria dos casos, as empresas entram em contato com os bancos para solucionar as pendências).
5. repita o processo novamente no prazo estabelecido.

Além disso, há duas formas de fazer a conciliação bancária: uma manual, com a ajuda de soluções como o Excel ou simplesmente com papel e caneta; e outra automatizada, com o auxílio de softwares específicos para a execução da tarefa.

Na hora de escolher qual das duas opções é melhor para a rotina da sua empresa, garanta que a frequência da conciliação bancária se adeque ao perfil do seu negócio, além de considerar o volume de transações financeiras do período.

Por exemplo, quanto maior a quantidade de operações, menor será o intervalo entre um processo e outro, de modo que não gere gargalos e acúmulo de trabalho.

Conforme a análise desses parâmetros, defina se a análise será diária, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou até mesmo anual.

Como fazer conciliação bancária manual?

A conciliação bancária manual é composta basicamente por 3 etapas, que se resumem da seguinte forma para criar um processo interno claro:

• acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
• comparação das informações internas da empresa com os registros de pagamento e recebimentos;
• retificação dos erros e informações não previstas.

Veja este vídeo para mais detalhes:

Para monitorar os fluxos de caixa, é necessário criar uma rotina. Defina processos e os realize frequentemente, pois a demora pode levar à perda de informações do histórico das transações.

Classificar as contas das movimentações bancárias exige organização. Aqui estão alguns dos dados importantes:

• datas dos lançamentos e seus respectivos alinhamentos com os prazos previstos de recebimento e pagamento;
• descontos, juros e multas;
• impostos de transações bancárias, tais como o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF);
• lançamentos não identificados;
• pagamento de salários;
• recebimento de valores de clientes;
• saldos bancários (iniciais e finais);
• tarifas bancárias.

Fique de olho não apenas nas transações que não constam no extrato bancário, mas também em eventuais esquecimentos ou erros de digitação do controle interno. Um simples erro na data do pagamento pode gerar análises equivocadas.

Após avaliar todos esses dados, compare com as informações que sua empresa registrou internamente por meio do controle de caixa. 

Esse, por sua vez, considera os documentos que a companhia obteve, como as contas a pagar e a receber. Inclua também receitas de todos os meios de pagamentos — desde boleto bancário, maquininhas de cartão até o QR Code. 

Em seguida, confira se os detalhes do lançamento estão compatíveis e analise as datas e os valores de todos os registros.

Por fim, se identificar erros, faça uma correção imediata. Caso comprove que o problema é do seu banco, solicite a compensação dos valores indevidos. Assim, você garantirá um controle organizado e sem pendências.

O uso de ferramentas de apoio na conciliação bancária manual

Utilize programas de planilhas, como o Excel, para evitar erros de cálculos e também para executá-los mais rapidamente.

Papel e caneta também são uma solução válida. Nesse caso, recomendamos organizar as informações em duas colunas para facilitar o controle no aspecto visual.

No entanto, a grande desvantagem da conciliação bancária manual com planilha é que nada ocorre automaticamente. Portanto, você ainda está sujeito a erros, e a exportação de extratos também pode ser um tanto complicada. 

Além disso, a análise das informações fica completamente a cargo de quem opera a planilha, ou seja, não há uma “avaliação” prévia da ferramenta.

Como fazer conciliação bancária automática? 

Utilizar planilhas do Excel para fazer a conciliação bancária é uma das formas mais tradicionais de fazer a comparação entre o controle interno e os extratos.

E, embora seja possível fazer esse processo de forma organizada e razoavelmente rápida, há outros mecanismos mais precisos e ágeis, que ajudam a poupar mais tempo e se concentrar em outras questões importantes de negócio.

Um deles são os softwares de gestão empresarial que realizam essa tarefa automaticamente e que contam com uma solução de pagamentos, como a plataforma White Label de serviços financeiros da Zoop.

Nosso sistema de pagamentos disponibiliza instantaneamente as transações, sem a necessidade de esforço manual, com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos. 

Alguns exemplos de empresas que implementaram essa técnica são a Avec, ERP do ramo de beleza, e a Sami Sistemas, ERP do setor imobiliário.

Não deixe de ler: “Como escolher a melhor solução de conciliação bancária? 5 quesitos que não podem faltar!”

Benefício da conciliação bancária automática

Alguns dos benefícios de realizar a conciliação bancária automaticamente com uma plataforma, como a da Zoop, são:

• conciliação de lançamentos de conta através da API de extrato, o que inclui créditos de recebíveis, comissões e transferências recebidas, além de débitos como depósitos gerados, estornos e cancelamentos;
• notificação com a ajuda de webhooks de eventos de pagamento e estorno de parcelas de recebimento;
• suporte à visualização de lançamentos futuros por meio de listagem de recebíveis por vendedor, transação e marketplace;
• busca de transações por identificador de referência no seu sistema.

Por ser um serviço automatizado, os processos são mais simples e menos custosos do que se fossem manuais. 

Afinal, a possibilidade de erros é consideravelmente menor e gera menos retrabalho. 

A empresa também economiza ao não reunir uma equipe remunerada para realizar esse processo manualmente. Nesse caso, uma plataforma faz o mesmo trabalho de forma mais rápida e segura.

Como adquirir uma plataforma de conciliação bancária?

Uma plataforma de conciliação bancária de qualidade conta com integração direta e instantânea, via APIs (Interface de Programação de Aplicações), com os bancos de dados das instituições financeiras.

Essa tecnologia viabiliza a importância e a conferência dos dados em tempo real por meio de algoritmos com configurações exclusivas para exercer essa função.

Dessa forma, o setor contábil já recebe um relatório completo com todas as incongruências para realizar os ajustes necessários.  

Portanto, contar com uma ferramenta que realize essa atividade com rapidez e precisão é uma forma de tornar sua empresa ainda mais competitiva.

Se você precisa de uma plataforma que ajude o seu negócio a realizar a conciliação bancária e outros processos da cadeia de pagamentos, conte com as soluções da Zoop!

Receba relatórios em tempo real para alavancar os resultados financeiros da sua empresa. Além disso, conte com recursos inovadores de cobranças para otimizar a experiência de compra dos seus clientes, como o split de pagamentos e transações recorrentes.

Como você percebeu, entender o que é conciliação bancária e saber como fazê-la é vital para a gestão financeira do seu negócio. 

Fique por dentro de todas as novidades do nosso blog para aumentar ainda mais seus conhecimentos sobre gestão de recursos financeiros e o papel da tecnologia nesse contexto! Até a próxima!