O que é conciliação bancária? Saiba TUDO sobre o tema!

Você sabe o que é conciliação bancária? Trata-se de um processo de gestão financeira para comparação entre os valores do extrato bancário da empresa e o controle interno.

A prática consiste na anotação das entradas e saídas financeiras para checar se estão compatíveis com os valores da conta do banco.

A conciliação bancária melhora a gestão financeira em termos de confiabilidade e eficiência operacional. Segundo o Sebrae, a falta de planejamento e de controle efetivo do dinheiro são razões-chave que levam empresas a falir. 

Segundo a instituição, 19% fecharam devido à falta de capital/lucro e 14% apresentaram o problema logo no primeiro ano de atividade.

Nesse contexto, aprender o que é conciliação bancária e como realizá-la é fundamental para evitar a situação. 

O que é conciliação bancária? 

Conciliação bancária é o ato de conferir as movimentações das contas bancárias da sua empresa e compará-las com o controle financeiro interno do seu negócio.

Entender o que é conciliação bancária possibilita um bom gerenciamento financeiro da empresa por meio de:

• monitoramento de erros de registro; 
• reporte de valores; 
• avaliação de dados; 
• origem das transações, entre outras informações relevantes.

Em resumo, a conciliação bancária permite verificar o saldo bancário, os lançamentos (entradas e saídas) e as datas das operações. O processo compara os registros internos da companhia com o extrato bancário da conta.

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

Para entender qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa, decidimos falar de cada conceito separadamente para um entendimento mais claro.

O que é fluxo de caixa? Consiste no registro de todos os valores que uma empresa paga ou recebe. A técnica organiza as quantias monetárias que entram e saem do caixa e, com base nisso, você analisa se o negócio é lucrativo ou não.

Para uma boa gestão de fluxo de caixa, registre as movimentações financeiras periodicamente e acompanhe cada entrada e saída, a fim de que nenhum valor fique pelo caminho.

O que é conciliação bancária? Já esse processo consiste na comparação entre o que está no controle financeiro interno do negócio e o que está no extrato da conta na instituição financeira.

Basicamente, consiste em pegar as anotações do fluxo de caixa e confrontar com os valores que entraram e saíram das contas bancárias usadas pela empresa.

A prática evita retrabalhos e aumenta a eficiência operacional do negócio.

Qual é a importância da conciliação bancária? 

A importância da conciliação bancária é, principalmente, garantir um controle financeiro mais claro e preciso do fluxo de caixa. Sem esse processo, há desconfiança e imprecisão quanto à real receita do negócio em determinado período.

Realizá-la regularmente diminui a possibilidade de discrepância de valores, o que afasta os gestores de decisões erradas provenientes de números imprecisos que não batem com a realidade.

Um fluxo financeiro mais transparente leva a estratégias mais assertivas e com apoio de uma base de dados consistente.

Sem isso, há grandes chances de erros nas tabelas de controle financeiro, que podem gerar perdas inestimáveis ao seu negócio, inclusive a falência. 

O processo ainda é importante para a solidez e credibilidade do negócio junto a instituições bancárias. Registros financeiros organizados contribuem para uma melhor nota de crédito e aquisição de tarifas mais atrativas em linhas de financiamento.

Dica de leitura: “Fluxo de pagamentos on-line: o que acontece do fechamento da compra ao recebimento do valor pelo vendedor”

Quais são os benefícios da conciliação bancária?

• Controlar melhor as movimentações financeiras;
• Identificar fraudes financeiras internas;
• Aprimorar o planejamento orçamentário;
• Garantir um saldo bancário confiável;
• Melhorar a previsão de fluxo de caixa.

Confira as vantagens!

Controlar melhor as movimentações financeiras 

A comparação entre o controle financeiro interno e o extrato bancário confirma se a sua empresa opera no positivo ou no negativo.

Erros nas anotações internas levam à ideia de que há uma quantia X na conta, quando, na verdade, há Y. E o negócio segue normalmente com seus pagamentos e compras.

Entretanto, se o valor disponível na conta bancária não for o mesmo, as chances de gastar mais do que o que realmente está em caixa são maiores. Essa situação, por sua vez, afeta negativamente a saúde financeira do negócio.

Identificar fraudes financeiras internas

Infelizmente, nenhum negócio está livre de ações fraudulentas internas. Alguns exemplos dessa prática são depósitos com valores menores para desvio de dinheiro, cheques descontados em outras contas, entre outros.

A boa notícia é que, ao descobrir como fazer conciliação bancária, você tem em mãos mais uma ferramenta para identificar golpes financeiros. A partir daí, encontra os culpados e toma as medidas necessárias.

Aprimorar o planejamento orçamentário

Entender o que é conciliação bancária também é frutífero para o planejamento de receitas, despesas e investimento da empresa.

Esse processo empodera os gestores e responsáveis pelo departamento financeiro com uma visão mais clara, ampla e precisa dos valores que entram e saem das contas.

Portanto, há mais recursos para prever faturamentos e elaborar um planejamento orçamentário mais realista.

Garantir um saldo bancário confiável 

No curto prazo, uma das vantagens da conciliação bancária é manter um saldo em conta confiável. Com um embasamento mais preciso, os gestores tomam decisões com menos “achismos”, o que contribui bastante para um crescimento mais concreto e seguro do negócio. 

Melhorar a previsão de fluxo de caixa

A conciliação bancária anda de mãos dadas com o aprimoramento do fluxo de caixa. 

Um controle mais efetivo e pontual das entradas e saídas de valores fornece uma visão real do quanto há disponível para garantir a operação no cotidiano do negócio.

Quais são os tipos de conciliação bancária?

Existem dois tipos de conciliação bancária: a manual e a automatizada. Entenda as diferenças!

• Manual: um operador confere manualmente cada entrada e saída de acordo com o extrato bancário. Uma planilha no Excel ou simples anotações no papel são métodos comuns.

• Automática: um software automatiza a conciliação bancária para dar mais velocidade, segurança e diminuir os erros humanos.

Na hora de escolher qual das duas opções é a melhor para a rotina da empresa, considere o número total de transações financeiras e a frequência para realizar o processo.

Por exemplo, quanto mais volumoso é o fluxo financeiro do seu negócio, maior é a necessidade de repetir periodicamente a conciliação bancária. Dessa forma, você define se a frequência é diária, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou até anual.

Como fazer conciliação bancária manual?

A conciliação bancária manual é composta basicamente por 3 etapas, que se resumem da seguinte forma:

1. acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
2. comparação das informações internas da empresa com os registros de pagamento e recebimentos;
3. retificação dos erros e informações não previstas.

Veja este vídeo para mais detalhes:

 

 

Para monitorar os fluxos de caixa, é necessário criar uma rotina. Repita esse processo frequentemente, pois a demora gera perda de informações e do histórico das transações.

Leve alguns pontos de organização em conta na hora de classificar as contas das transações bancárias:

• datas dos lançamentos e se condizem com as previstas de recebimento e pagamento;
• descontos, juros e multas;
• impostos de transações bancárias, tais como o Imposto sobre Operações Financeiras, IOF, entre outros;
• lançamentos não identificados;
• pagamento de salários;
• recebimento de valores de clientes;
• saldos bancários (iniciais e finais);
• tarifas bancárias.

Após a avaliação, compare os dados com as informações que sua empresa registrou internamente no controle de caixa. 

Realize esse trabalho conforme os documentos do negócio, como contas a pagar e  a receber, o que inclui recebimentos por todos os meios de pagamentos, desde boleto bancário até maquininhas de cartão e QR Code. 

Em seguida, confira se os detalhes do lançamento estão compatíveis e analise as datas e os valores de todos os registros.

Por fim, se identificar erros, faça uma correção imediata. Caso perceba que o problema é do banco, solicite a compensação dos valores indevidos. Assim, você garante um controle efetivo e sem pendências.

O uso de ferramentas de apoio na conciliação bancária manual 

Utilize programas de planilhas, como o Excel, para evitar erros de cálculos e realizar o processo mais rapidamente.

No entanto, a grande desvantagem da conciliação bancária manual com planilha é a falta de automação. Por isso, você está mais sujeito a erros e a exportação de extratos fica mais complexa e demorada. 

Como fazer conciliação bancária automática?

Utilizar planilhas do Excel para fazer a conciliação bancária é uma das formas mais tradicionais de comparar o controle interno com o extrato bancário.

Embora seja possível fazê-la de forma rápida e eficiente, há outros mecanismos mais precisos e ágeis que poupam tempo e permitem à equipe de finanças se concentrar em outras questões importantes.

Um deles são os softwares de gestão empresarial que realizam essa tarefa automaticamente e se integram com uma solução de pagamentos, como a plataforma White Label de serviços financeiros da Zoop.

Sem a necessidade de esforço manual, o sistema de pagamentos da Zoop disponibiliza rapidamente transações com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos.

Alguns exemplos de empresas que investiram nesta solução são a Avec, ERP do ramo de beleza, e a Sami Sistemas, ERP do setor imobiliário.

Não deixe de ler: “Como escolher a melhor solução de conciliação bancária? 5 quesitos que não podem faltar!”

Vantagens da conciliação bancária automática

Algumas das vantagens da conciliação bancária automática com uma plataforma, como a oferecida pela Zoop, são:

• conciliação de lançamentos de conta por meio da API de extrato, além de créditos de recebíveis, comissões e transferências, débitos como depósitos, estornos e cancelamentos;
• notificação mediante webhooks de eventos de pagamento e estorno de parcelas de recebimento;
• suporte à visualização de lançamentos futuros por meio de uma listagem de recebíveis por vendedor, transação e marketplace;
• busca de transações por identificador de referência no sistema.

 

Devido à automação, essa solução é mais simples e menos custosa do que realizar a tarefa manualmente, pois a possibilidade de erros é consideravelmente menor.

Quem faz a conciliação bancária? De quanto em quanto tempo deve acontecer?

A definição de quem faz a conciliação bancária depende do porte da empresa. Já quanto à periodicidade, não existe uma regra. Ou seja, há companhias que fazem toda semana, outras a cada 15 dias, um mês, três meses e por aí vai.

Ao contrário do controle de fluxo de caixa, que é diário, a conciliação de contas requer um prazo para compensar os valores, o que varia conforme o meio de pagamento e outros critérios.

Por isso, cada negócio define de quanto em quanto tempo realiza a tarefa. Apenas vale lembrar que, quanto maior for o período, mais lançamentos o setor financeiro confere.

Assim, se a companhia ainda faz esse processo manualmente, a conciliação leva ainda mais tempo e retrabalho. 

Como trazer a conciliação bancária automática para o seu negócio?

Contar com uma ferramenta que realize essa atividade com rapidez e precisão é fundamental para tornar seu negócio mais competitivo.

Caso você já use uma solução de gestão empresarial, integre o sistema com a solução de conciliação bancária da Zoop!

 

A Zoop possibilita que marketplaces, ERP e empreendedores gerenciem o fluxo transacional dos clientes, além de gerar novas receitas por meio de serviços como contas digitais, splits de pagamento e antecipação de recebíveis. 

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Viu como entender o que é conciliação bancária e realizá-la corretamente é vital para a gestão financeira do seu negócio? 

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